Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 12 (318) z dnia 10.06.2012

Ewidencjonowanie godzin przepracowanych

Jak należy zaewidencjonować godziny przepracowane, jeżeli w pierwszych dwóch dniach tygodnia pracownik zatrudniony w systemie podstawowym rozpoczynał pracę od 7⁰⁰, a w kolejnych trzech od 6⁰⁰?

W przypadku ewidencjonowania czasu pracy w dobach roboczych (nie kalendarzowych) wystarczy odnotować liczbę godzin pracy rozkładowej i nadliczbowej, bez podawania przedziału czasowego.

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Dokument ten jest niezbędny do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 K.p.). Karta ewidencji powinna mieć charakter indywidualny (imienny) i obejmować:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
   
• dyżury,
   
• urlopy,
   
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,

a w stosunku do pracowników młodocianych także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Powyższe wynika z § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy... (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Przepisy powszechnie obowiązujące nie zawierają wzoru karty, zatem jej postać graficzna oraz zasady wypełniania pozostają do uznania pracodawcy.

Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy na stronie internetowej (www.pip.gov.pl), karta czasu pracy powinna zawierać informacje o liczbie godzin przepracowanych w każdym dniu, bez zbędnych szczegółów (godzina przyjścia czy wyjścia z pracy). Jest to jednak właściwe pod warunkiem ewidencjonowania czasu pracy w "dobach roboczych", liczonych jako kolejne 24 godziny od momentu rozpoczęcia rozkładowej pracy (art. 128 § 3 pkt 1 K.p.). W przypadku prowadzenia ewidencji w dobach kalendarzowych (co w praktyce występuje dość rzadko) wydaje się konieczne ewidencjonowanie godzin przyjścia i wyjścia z pracy. W przeciwnym wypadku ustalenie godzin nadliczbowych mogłoby okazać się niemożliwe.

Przechodząc do technicznej strony rejestracji godzin pracy oraz przyjmując, że ewidencja jest prowadzona w dobach roboczych, wypełnienie karty wymaga uprzedniego określenia ilości godzin pracy "normalnej" i nadliczbowej. Ta druga kategoria może wystąpić m.in. w sytuacji wcześniejszego rozpoczęcia pracy niż w dniu poprzednim.

Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰ wyjątkowo we wtorek pracował od 6⁰⁰ do 14⁰⁰. Zatem w poniedziałkowej dobie roboczej, która trwała od 8⁰⁰ w poniedziałek do 8⁰⁰ we wtorek przepracował 10 godzin, a w dobie wtorkowej, która trwała od 8⁰⁰ we wtorek do 8⁰⁰ w środę tylko 6 godzin w ramach normalnej pracy. Ewidencja czasu pracy powinna wskazywać:

• w poniedziałek 8 godzin "normalnej" pracy i 2 godziny nadliczbowe,
   
• we wtorek 6 godzin "normalnej" pracy.

Wyjaśniamy, że ustawodawca przewidział też systemy i rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie pracy dobowej. Są to systemy: równoważny, pracy w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia oraz weekendowy. W razie zastosowania jednego z nich, w dniach przedłużenia wymiaru dobowego (o ile wynika to z planu pracy) nie obowiązuje norma dobowa, tylko ten przedłużony wymiar. Dopiero przekroczenie wymiaru powoduje pracę nadliczbową. W dniach krótszej pracy (do 8 godzin) stosuje się normę dobową.

Jak wyjaśniał resort pracy (znak pisma: DPR-III-079-437/TW/08), dla celów umiejscowienia kolejnych dób roboczych nie dokonuje się porównania dwóch bezpośrednio po sobie następujących dni, lecz bierze się pod uwagę ciągłość kolejnych dób. W świetle powyższego, fakt wcześniejszego rozpoczęcia pracy w jednym z kolejnych, bezpośrednio następujących dni nie koryguje dniówki roboczej, ta bowiem upływa po kolejnych 24 godzinach, niezależnie od godziny rozpoczęcia kolejnego "bloku roboczego".

Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku w godzinach od 7⁰⁰ do 15⁰⁰ pracował w poniedziałek i we wtorek według rozkładu, a od środy do piątku w godzinach od 6⁰⁰ do 14⁰⁰. Niezależnie od zmiany godzin rozpoczęcia pracy poszczególne doby robocze upływały kolejno: pierwsza o 7⁰⁰ we wtorek, druga o 7⁰⁰ w środę itd. Zatem pracownik przepracował:

• w pierwszej dobie roboczej 8 godzin w ramach normy dobowej (od 7⁰⁰ do 15⁰⁰ w poniedziałek),
   
• w drugiej 8 godzin w ramach normy dobowej (od 7⁰⁰ do 15⁰⁰ we wtorek) i 1 godzinę nadliczbową (od 6⁰⁰ do 7⁰⁰ w środę),
   
• w trzeciej 8 godzin w ramach normy dobowej (od 7⁰⁰ do 14⁰⁰ w środę i od 6⁰⁰ do 7⁰⁰ w czwartek),
   
• w czwartej 8 godzin w ramach normy dobowej (od 7⁰⁰ do 14⁰⁰ w czwartek i od 6⁰⁰ do 7⁰⁰ w piątek),
   
• w piątej 7 godzin w ramach normy dobowej (od 7⁰⁰ do 14⁰⁰ w piątek).

Ewidencja czasu pracy została uzupełniona w sposób uwzględniający powyższe dane.

W wyniku zaprezentowanego rozkładu czasu pracy doszło do planowej pracy nadliczbowej oraz planowania w systemie podstawowym przerywanej dniówki roboczej, co jest niedopuszczalne i może spotkać się z zarzutem naruszenia praw pracowniczych.