Gazeta Podatkowa nr 38 (1809) z dnia 13.05.2021

Tworzenie i rezygnacja z przepisów zakładowych

Do podstawowych aktów prawa zakładowego należy układ zbiorowy pracy, regulamin pracy i regulamin wynagradzania. W wielu zakładach pracy, w związku z funkcjonowaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, występuje również regulamin ZFŚS. Obowiązek utworzenia wskazanych aktów zakładowych zależy głównie od stanu zatrudnienia w danej firmie. Choć generalnie przepisy zakładowe mają charakter bezterminowy, dopuszcza się, przy zachowaniu określonych wymogów formalnych, możliwość rezygnacji z ich posiadania.

Regulaminy dla większych firm

Do najbardziej znanych i najczęściej stosowanych regulaminów zakładowych należą regulaminy pracy i wynagradzania. Pierwszy z tych regulaminów jest aktem prawa zakładowego o charakterze porządkowym. Jego celem jest unormowanie wszystkich spraw organizacyjnych, istotnych dla prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy i związanych z nimi praw i obowiązków pracodawcy i pracowników (art. 104-104¹ K.p.). Swoim zakresem obejmuje danego pracodawcę oraz wszystkich pracowników zatrudnionych w jego zakładzie na podstawie stosunku pracy. Regulamin obowiązuje również pracowników młodocianych. Natomiast nie podlegają mu osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

Drugi regulamin - wynagradzania - ma z kolei charakter ściśle płacowy, ponieważ jego zadaniem jest określenie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą (art. 77² § 1 i 2 K.p.).

Pracodawca tworzy regulamin pracy i wynagradzania po osiągnięciu stanu zatrudnienia wynoszącego co najmniej 50 pracowników. U pracodawców o stanie zatrudnienia poniżej 50 pracowników, ale wynoszącym co najmniej 20 pracowników, wskazane regulaminy są obowiązkowe, jeżeli o ich utworzenie zawnioskuje zakładowa organizacja związkowa.

Pracodawcy o stanie zatrudnienia poniżej 50 pracowników nie muszą więc (choć mogą) posiadać regulaminów pracy i wynagradzania, z wyjątkiem sytuacji, gdy (przy określonej liczebności załogi) wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Należy nadmienić, że bez względu na stan zatrudnienia tworzenie regulaminów pracy i wynagradzania nie jest wymagane, jeżeli dany pracodawca objęty jest układem zbiorowym pracy.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ K.p.). Treść regulaminu musi być jednak uprzednio uzgodniona z zakładową organizacją związkową, o ile taka organizacja występuje w zakładzie. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa taka organizacja, regulamin pracy ustala samodzielnie pracodawca. Nie ma on jednak takiej możliwości w przypadku uzgadniania treści regulaminu wynagradzania. W tym przypadku brak porozumienia ze związkami zawodowymi uniemożliwia pracodawcy jego samodzielne wprowadzenie, chyba że u pracodawcy nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa (art. 77² § 4 K.p.).

Układ zbiorowy zastępuje regulaminy

Zakładowe lub ponadzakładowe układy zbiorowe pracy są dobrowolnymi porozumieniami pracodawców z zakładowymi organizacjami związkowymi. Z inicjatywą zawarcia układu może wystąpić każdy z wymienionych podmiotów. Jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, układ nie może zostać zawarty.

Układ zbiorowy pracy zawierany jest dla wszystkich pracowników bez względu na ich przynależność związkową, zatrudnionych przez pracodawców objętych jego postanowieniami (chyba że strony w układzie postanowią inaczej). Układem mogą być objęte osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, jak również emeryci i renciści. Podstawowe regulacje prawne dotyczące układów zbiorowych pracy określają:

• art. 238-241³⁰ K.p.,
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie trybu postępowania w sprawie rejestracji układów zbiorowych pracy, prowadzenia rejestru układów i akt rejestrowych oraz wzorów klauzul rejestracyjnych i kart rejestrowych (Dz. U. z 2001 r. nr 34, poz. 408).

Przedmiotem uregulowań układu zbiorowego pracy mogą być szeroko pojęte wzajemne prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. W praktyce układ reguluje głównie kwestie wynagrodzeń, świadczeń i innych uprawnień pracowniczych. Określa również obowiązki pracodawcy wobec załogi, m.in. w zakresie spraw socjalnych, rozszerzenia uprawnień pracowniczych czy powinności wobec organizacji związkowych.

Układ zbiorowy podlega wpisowi do odpowiedniego rejestru układów (art. 241¹¹ K.p.). Układ, który został zawarty zgodnie z obowiązującym prawem, podlega rejestracji w ciągu jednego (układ zakładowy) lub trzech (układ ponadzakładowy) miesięcy od dnia złożenia wniosku w tej sprawie przez jedną ze stron układu. Zmiany do obowiązującego układu wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych, stosując do nich odpowiednio przepisy dotyczące układu, w tym dotyczące rejestracji. Należy podkreślić, że układ zbiorowy pracy lub zmiana do układu obowiązuje najwcześniej od dnia jego rejestracji w odpowiednim rejestrze układów.

Przykładowe wzory układu zbiorowego pracy oraz regulaminów pracy i wynagradzania dostępne są w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Rezygnacja z regulaminów

Kodeks pracy, wprowadzając obowiązek tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania (m.in. dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników), nie przewidział możliwości rezygnacji z tych regulaminów. Należy więc przyjąć, że generalnie mają one charakter bezterminowy, co nie wyklucza jednak możliwości rezygnacji z nich przez pracodawcę, którego stan zatrudnienia nie zobowiązuje już do ich tworzenia. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 13 stycznia 2017 r. zaakceptowało taką możliwość, wskazując, że pracodawca rezygnujący z regulaminów musi dochować procedury, która obowiązywała przy ich wprowadzaniu (patrz stanowisko w ramce).

Należy zwrócić uwagę, że po uchyleniu regulaminu pracy sprawy organizacyjno-porządkowe będą ustalane bezpośrednio na podstawie przepisów ustawowych. Wymagają one:

• określenia systemu i rozkładu czasu pracy w obwieszczeniu wydawanym na podstawie art. 150 § 1 K.p. (pracodawca rezygnujący z regulaminu pracy musi przygotować takie obwieszczenie i zapoznać z nim pracowników),
• przygotowania informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 K.p. w wersji rozszerzonej, obejmującej, oprócz standardowej treści, dane o: porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, przyjętym sposobie potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (pracodawca rezygnujący z regulaminu pracy musi więc zaktualizować dotychczasowe informacje o warunkach zatrudnienia),
• przygotowania - w razie zatrudniania młodocianego przy pracach lekkich - wykazu takich prac jako odrębnego dokumentu; zasadniczo wykaz taki ustalany jest w regulaminie pracy.

Pracodawca rezygnujący z regulaminu wynagradzania musi ponadto mieć na uwadze, że zabranie pracownikom prawa do świadczeń wynikających z tego regulaminu (w konsekwencji rezygnacji z niego) wymaga zmiany warunków umowy o pracę - w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Nie można przy tym odebrać pracownikom świadczeń przysługujących im na mocy ustawy i w granicach ustawowych (np. dodatku za nadgodziny w wysokości wynikającej z Kodeksu pracy). Wszystkie składniki płacowe, do których prawo wynikało wyłącznie z regulaminu wynagradzania, a które po uchyleniu tego regulaminu nie zostały wypowiedziane lub "zabrane" aneksem do umowy, są nadal obowiązujące, bez względu na to, czy zostały zapisane w umowie o pracę. Pracodawca może jednak - w celu uaktualnienia treści umowy - rozważyć wprowadzenie do niej tych świadczeń regulaminowych, które nadal chce wypłacać.

Rezygnacja z regulaminu pracy wymaga przeprowadzenia konsultacji związkowej, natomiast rezygnacja z regulaminu wynagradzania jest możliwa po uzyskaniu zgody organizacji związkowej.

Rozwiązanie układu zbiorowego

W przypadku układu zbiorowego pracy Kodeks pracy normuje zasady rezygnacji z tego aktu prawa zakładowego. Zgodnie z art. 241⁷ K.p. układ zbiorowy pracy rozwiązuje się:

• na podstawie zgodnego oświadczenia stron, które układ zawarły (porozumienie),
• z upływem okresu, na który został zawarty,
• z upływem okresu wypowiedzenia dokonanego przez jedną ze stron.

Oświadczenie o wypowiedzeniu mogą złożyć zarówno pracodawca, jak i organizacja związkowa. Dokonując wypowiedzenia układu, żadna ze stron nie ma obowiązku podania drugiej stronie przyczyny wypowiedzenia. Informacja o wypowiedzeniu układu podlega wpisowi do rejestru na wniosek strony. Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie powiadomienia drugiej strony o wypowiedzeniu układu.

Należy podkreślić, że upływ okresu wypowiedzenia układu nie oznacza, iż jego postanowienia przestają automatycznie obowiązywać. Uprawnienia wynikające z układu (np. do nagród jubileuszowych, wyższych odpraw emerytalnych) są treścią umowy o pracę, mimo braku zapisu w umowie. Dlatego pracodawca po wypowiedzeniu układu powinien wypowiedzieć pracownikowi warunki płacy lub zawrzeć porozumienie o zmianie warunków umowy o pracę (tzw. aneks do umowy).

Prowadzenie ZFŚS wymaga regulaminu

Pracodawcy posiadający status jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych obligatoryjnie, bez możliwości odstąpienia od niego. W sferze pozabudżetowej natomiast możliwość tworzenia i rezygnacji z ZFŚS jest dostępna dla ogółu pracodawców z tej sfery, z zastrzeżeniem różnic w procedurze tworzenia i rezygnacji z ZFŚS. Kryterium różnicującym sposób postępowania jest stan zatrudnienia w danej firmie, ustalany na dzień 1 stycznia danego roku.

Pracodawca, który utworzył zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, musi też utworzyć regulamin ZFŚS. Posiadanie tego regulaminu jest ściśle związane z ZFŚS, dlatego po rezygnacji z Funduszu dalsze obowiązywanie regulaminu ZFŚS traci swój sens. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie reguluje trybu rezygnacji z tego regulaminu, jednak, moim zdaniem, rezygnacja z ZFŚS oznacza automatycznie ustanie obowiązywania regulaminu ZFŚS, bez konieczności podejmowania dodatkowych działań przez pracodawcę.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)