Uregulowania wewnątrzzakładowe w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Przepisy kodeksowe nie określają procedury inicjowania przez pracodawcę i występowania przez pracowników o zgodę na kształcenie w trybie art. 103¹-103⁵ K.p. ani nie wprowadzają żadnych wzorów, w tym umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Pracodawca może (nie musi) uregulować różne kwestie związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w przepisach wewnątrzzakładowych (dalej łącznie zwane zagadnieniami o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych), w tym:

procedurę uruchamiania (z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy) podnoszenia kwalifikacji zawodowych (dalej zwaną również procedurą),
rodzaje świadczeń dodatkowych i reguły ich przyznawania,
dodatkowy czas/dni wolne od pracy o charakterze odpłatnym lub nieodpłatnym.

Musi przy tym zachować zasady korzystności dla pracownika i równości w zatrudnieniu (art. 9 § 2-3 K.p.).

1. Regulacje w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Miejsce i sposób uregulowania zagadnień o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych zależy od decyzji pracodawcy oraz obowiązujących u niego dokumentów wewnętrznych. Jeżeli jest objęty układem zbiorowym lub ma obowiązek posiadania regulaminu pracy i chce w takim dokumencie umieścić postanowienia o powyższych zagadnieniach, musi przygotować ich projekt, a następnie przestrzegać następujących zasad:

rodzaje działań

układ zbiorowy pracy

regulamin pracy

tryb ustalenia postanowień dotyczących procedury

rokowania pracodawcy ze związkami zawodowymi (art. 241⁹ § 1 zd. 2 w zw. z art. 241² K.p.)

1)	uzgodnienia ze związkami zawodowymi (art. 104² § 1 K.p.) lub
2)		samodzielna decyzja pracodawcy w razie:
	-	braku organizacji związkowej u pracodawcy, albo
	-	nieprzedstawienia stanowiska przez organizację związkową w ustalonym terminie (art. 104² § 2 K.p.), albo
	-	nieotrzymania w terminie 30 dni od dnia przekazania propozycji zagadnień o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych wspólnego stanowiska kilku działających u pracodawcy organizacji związkowych lub jednej organizacji reprezentatywnej zrzeszającej co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy (art. 30 ust. 6 i ust. 7 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych - Dz. U. z 2022 r. poz. 854)

forma postanowień dotyczących procedury

protokół dodatkowy wpisany do rejestru układów (art. 241⁹ § 1 w zw. z art. 241¹¹ K.p.)

porozumienie osiągnięte z organizacjami związkowymi lub aneks samodzielnie przygotowany przez pracodawcę w okolicznościach, o których mowa w pkt. 2, wiersz pierwszy tabeli (art. 104² K.p.)

data wejścia w życie dotyczących procedury

dzień ustalony w protokole dodatkowym, lecz nie wcześniej niż dzień jego zarejestrowania (art. 241¹² § 1 K.p.)

po upływie 2 tygodni od dnia podania treści aneksu do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 104³ § 1 K.p.)

Układ zbiorowy pracy i regulamin pracy mają status źródła prawa (art. 9 ust. 1 K.p.). Będzie nim też regulamin kształcenia i dokształcania pracowników oraz regulamin szkoleń pracowniczych, jeśli pracodawca zdecyduje o wydaniu jednego z nich lub uzupełnieniu ich treści o zagadnienia o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. W przypadku tych dokumentów nie ma jednak wymogów formalnych. Ograniczenia formalne nie dotyczą również zarządzenia w sprawie zagadnień o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, które mieści się w ramach ogólnych uprawnień pracodawcy do określania organizacji i porządku w zakładzie pracy oraz wydawania poleceń służbowych w rozumieniu art. 100 § 1 K.p. (dotyczą pracy i nie są sprzeczne z przepisami prawa i umową o pracę). Zarządzenie pracodawcy to sformalizowana postać polecenia przewidującego obowiązek przestrzegania przez pracownika określonych procedur lub przyznającego dodatkowe uprawnienia (por. wyrok SN z 4 czerwca 2008 r., sygn. akt II PK 323/07, OSNP 2009/21-22/276). Nie jest ono źródłem prawa pracy, lecz oświadczeniem woli pracodawcy (por. m.in. wyroki SN z 5 czerwca 2007 r., sygn. akt III PK 17/07 i z 9 czerwca 2016 r., sygn. akt III PK 134/15).

Przykład

Pracodawca zdecydował się unormować całościowo kwestię kształcenia i dokształcania pracowników, wprowadzając odrębny regulamin, w którym umieścił procedurę uruchamiania podnoszenia kwalifikacji zawodowych, możliwości stosowania art. 103⁶K.p., politykę szkoleniową obejmującą szkolenia zawodowe w rozumieniu art. 94¹³ K.p. i szkolenia nieobjęte tym przepisem ani art. 103¹-103⁶ K.p. Część wstępna oraz poświęcona podnoszeniu kwalifikacji zawodowych otrzymała następujące brzmienie:

REGULAMIN
kształcenia i dokształcania pracowników

1. Zasady ogólne
§ 1. Zakres regulaminu

Niniejszy Regulamin, dalej zwany Regulaminem, określa zasady:

1)	podnoszenia kwalifikacji zawodowych w zakresie ich inicjowania przez pracodawcę i wyrażania na nie zgody, rodzajów świadczeń dodatkowych i reguł ich przyznawania, sposobu dokumentowania,
2)	stosowania do kształcenia/dokształcania art. 103⁶ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), dalej zwaną K.p.,
3)	organizowania szkoleń zawodowych oraz szkoleń innego rodzaju.

§ 2. Słownik pojęć

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1)	pracodawca - Easy Solutions Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Dobrej 17,
2)	pracownik - osoba pozostająca z pracodawcą w stosunku pracy nawiązanym na podstawie umowy o pracę każdego rodzaju (art. 2 K.p.),
3)	podnoszenie kwalifikacji zawodowych - zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy (art. 103¹ § 1 K.p.) w dostępnych formach szkolonych i pozaszkolnych,
4)	kształcenie/dokształcanie, do którego ma zastosowanie art. 103⁶ K.p. - zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności niebędące podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, szkoleniem zawodowym lub szkoleniem innego rodzaju, o jakich mowa w pkt 3, 5 i 6,
5)	szkolenie zawodowe - szkolenie niezbędne do wykonywania pracy danego rodzaju lub na danym stanowisku, zgodnie z kwalifikacjami zawodowymi wskazanymi w obowiązującym u pracodawcy regulaminie wynagradzania (art. 94¹³ K.p.), nieobjęte podnoszeniem kwalifikacji zawodowych ani niepodlegające art. 103⁶ K.p.
6)	szkolenie innego rodzaju - szkolenie wykraczające poza definicję szkolenia zawodowego wskazaną w pkt 5,
7)	świadczenia dodatkowe - świadczenia w rozumieniu art. 103³ K.p.,
8)	umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych - umowa w rozumieniu art. 103⁴ K.p.,
9)	dokument - nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm., dalej zwany K.c.),
10)	postać papierowa - przekazywanie dokumentu między pracodawcą i pracownikiem w tradycyjnej formie pisma podpisanego własnoręcznie lub do niego zbliżonej (np. przesłanie skanu faksem),
11)	postać elektroniczna - przekazywanie dokumentu między pracodawcą i pracownikiem za pomocą narzędzi elektronicznych, w tym e-maila, SMS-a, wiadomości w komunikatorze zewnętrznym typu WhatsApp czy Messenger, wypełnienia wzoru dokumentu w wewnętrznym programie pracodawcy.

§ 3. Zakres stosowania przepisów powszechnych

W zakresie nieuregulowanym w Regulaminie stosuje się:

1)	art. 103¹-103⁶ K.p. w stosunku do podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz zdobywania lub uzupełniania wiedzy i umiejętności przez pracownika na innych zasadach niż podnoszenie kwalifikacji zawodowych, odbywanie szkoleń zawodowych i szkoleń innego rodzaju,
2)	art. 94¹³ K.p. w stosunku do szkoleń zawodowych,
3)	przepisy K.c. w stosunku do zagadnień nieunormowanych w K.p.

2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych
§ 4. Inicjatywa pracodawcy

1.	Pracodawca ma prawo złożyć ofertę podniesienia kwalifikacji zawodowych pracownikowi ze względu na:
	1)	potrzeby zakładu pracy w zakresie rozwoju,
	2)	potrzeby pracownika w zakresie rozwoju,
	3)	wynik rocznej oceny pracowniczej,
	4)	inne okoliczności, niewymienione w poprzednich punktach.
2.	Oferta będzie wskazywać świadczenia dodatkowe z katalogu zawartego w § 6 ust. 1 Regulaminu, jakie będą przysługiwać pracownikowi.
3.	Pracownik przyjmuje/nie przyjmuje oferty w ciągu 7 dni roboczych od jej otrzymania, o czym informuje bezpośredniego przełożonego w postaci papierowej lub elektronicznej.
4.	Odmowa przyjęcia oferty nie wiąże się z negatywnymi konsekwencjami, z wyjątkiem sytuacji, gdy aktualne kwalifikacje zawodowe pracownika nie odpowiadają potrzebom pracodawcy. W razie zaistnienia takiego wyjątku, odmowa może stanowić przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę.

§ 5. Procedura dotycząca zgody pracodawcy

1.	Pracownik ma prawo złożyć wniosek o zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych w postaci papierowej lub elektronicznej. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2.	Wniosek jest rozpatrywany przez pracodawcę w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania.
3.	Decyzja pracodawcy jest przekazywana pracownikowi w dniu następnym od jej podjęcia w postaci papierowej lub elektronicznej.
4.	Pracodawca nie ma obowiązku uzasadniania decyzji.
5.	Pracownikowi nie przysługuje odwołanie od decyzji pracodawcy.

§ 6. Świadczenia dodatkowe

1.	Pracodawca może przyznać następujące świadczenia dodatkowe:
	1)	pokrycie opłat (typu wpisowe, czesne itp.) za podnoszenie kwalifikacji zawodowych do łącznej wysokości nieprzekraczającej 10.000 zł w roku kalendarzowym na jednego pracownika; w przypadku nauki w formach szkolnych wskazany limit odnosi się odpowiednio do roku szkolnego i akademickiego, który zastępuje rok kalendarzowy,
	2)	zwrot kosztów dojazdów do/z miejsca odbywania podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz noclegów według zasad przewidzianych dla podróży służbowych na terenie kraju,
	3)	zwrot kosztów podręczników i materiałów do wysokości nieprzekraczającej 2.000 zł w roku kalendarzowym na jednego pracownika; w przypadku nauki w szkołach wskazany limit odnosi się odpowiednio do roku szkolnego i akademickiego, który zastępuje rok kalendarzowy,
	4)	dodatkowy urlop szkoleniowy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wymiarze nieprzekraczającym 2 dni w roku, w którym pracownik przystępuje do egzaminu eksternistycznego, maturalnego, potwierdzającego kwalifikacje zawodowe oraz dyplomowego.
2.	Decyzję o przyznaniu danego świadczenia dodatkowego pracodawca podejmuje, biorąc pod uwagę:
	1)	formę podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
	2)	okres trwania podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
	3)	lokalizację miejsca podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
	4)	wskazania pracownika we wniosku o zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
3.	Przyznane świadczenia dodatkowe wraz z ich wysokością są zapisywane w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Odmowa podpisania takiej umowy jest równoznaczna z cofnięciem decyzji o przyznaniu świadczeń.
4.	Zwrot świadczeń dodatkowych następuje w wysokości proporcjonalnie obniżonej do przepracowanego okresu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych w przypadkach wskazanych w art. 103⁵ K.p. oraz w razie rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron.

§ 7. Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

1.	Pracodawca zawiera z pracownikiem umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych w formach szkolnych oraz pozaszkolnych, za które opłata wynosi co najmniej 5.000 zł. W pozostałych przypadkach decyzję o zawarciu umowy podejmuje dyrektor działu HR w porozumieniu z działem finansowym oraz bezpośrednim przełożonym pracownika.
2.	Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, o jakiej mowa w ust. 1 zd. 1, musi wskazywać okres pozostawania pracownika w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, nie dłuższy niż 3 lata. Ten wymóg nie dotyczy umów o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, o których mowa w ust. 1 zd. 2, chyba że inaczej zdecydują osoby wymienione w tym postanowieniu.
3.	Wzór umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

Załącznik nr 1. Wzór wniosku o zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych

2. Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Pracodawca zawiera umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych (popularnie zwana umową lojalnościową) określającą wzajemne prawa i obowiązki stron:

obligatoryjnie, jeśli zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ich ukończeniu, tzw. klauzula lojalnościowa albo okres odpracowania (art. 103⁴ § 1 zd. 1 i § 3 K.p.),
dobrowolnie, gdy nie chce wiązać pracownika klauzulą lojalnościową (art. 103⁴ § 3 K.p. w zw. z art. 353¹ K.c.).

Według art. 103⁴ § 1 K.p. taka umowa ma być zawarta na piśmie. Jednak ta forma nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności, a zatem została przewidziana dla celów dowodowych (art. 73-74 K.c. i przewodnik PIP). Tym samym jej niezachowanie nie unieważnia umowy przyjętej przez strony w innej formie (np. dokumentowej, ustnej czy dorozumianej), chociaż istnieje też stanowisko przeciwne, które naszym zdaniem jest zbyt daleko idące. Należy jednak zwrócić uwagę, że brak formy pisemnej może utrudnić dochodzenie roszczeń obu stronom umowy oraz odróżnienie podnoszenia kwalifikacji zawodowych od kształcenia na innych zasadach.

Ważne: Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy kodeksowe.

W jej treści nie trzeba powtarzać uprawnień pracownika w zakresie odpłatnego urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy, zapisanych w art. 103¹ § 2 i art. 103² K.p. Można w niej określić zwiększenie ich wymiaru, lecz zabronione jest jego zmniejszanie albo w ogóle wyłączanie prawa do odpłatnego "wolnego" na podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Ponieważ świadczenia dodatkowe mają fakultatywny charakter, ich rodzaje i wysokość powinny być wskazane w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, jeżeli pracodawca przyznaje je pracownikom. W jej postanowieniach musi się także znaleźć okres, jaki pracownik ma przepracować u pracodawcy po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (tzw. okres odpracowania), który nie może być jednak dłuższy niż 3 lata. Od niego (albo od okresu zatrudnienia w czasie podnoszenia kwalifikacji) zależy bowiem kwota dodatkowych świadczeń, jaką pracownik będzie musiał zwrócić w razie wystąpienia sytuacji wymienionej w art. 103⁵ K.p. Zdaniem resortu pracy, pracodawca nie powinien zamieszczać w umowie okresu odpracowania, jeśli nie finansuje pracownikowi żadnych dodatkowych świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (stanowisko MPiPS z 12 sierpnia 2010 r., znak DPR-III-053-80457/TW/AGr/10).

Przykład

Załącznik nr 2 do Regulaminu kształcenia i dokształcania pracowników z poprzedniego przykładu otrzymał następujące brzmienie:

Załącznik 2. Wzór umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Wzór umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest dostępny na naszej stronie internetowej www.druki.gofin.pl.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji jedynie uzupełnia stosunek pracy (por. wyrok SN z 20 kwietnia 2006 r., sygn. akt I UK 260/05, OSNP 2007/9-10/140). Stąd w wyroku z 10 maja 2023 r. (sygn. akt I PSKP 27/22) Sąd Najwyższy stwierdził, że: "Skoro umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest odrębną od umowy o pracę umową, to tym samym, mając na uwadze treść art. 353¹ K.c. w związku z art. 300 K.p., byłaby umową nieważną tylko wówczas, gdyby była sprzeczna z przepisami ustawy, a przede wszystkim zasadą prawa pracy przewidzianą w art. 17 K.p. w postaci obowiązku pracodawcy ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych.".