Zakładowe zasady organizacji czasu pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie. Czas pracy jest pojęciem bardzo szerokim, w skład którego, w kontekście organizacyjnym, wchodzą m.in. obowiązujące u danego pracodawcy systemy i rozkłady czasu pracy, zakładowe zasady potwierdzania obecności i nieobecności w pracy czy sposoby usprawiedliwiania nieobecności. Wszystkie te kwestie powinny być uregulowane w aktach zakładowych.

Regulamin albo obwieszczenie

W większości przypadków aktem zakładowym normującym porządek i organizację pracy u danego pracodawcy jest regulamin pracy. Zobowiązani do jego wydania są pracodawcy o stanie zatrudnienia wynoszącym co najmniej 50 pracowników. Jeżeli kształtuje się on na poziomie poniżej 50, ale co najmniej 20 pracowników, wówczas wskazany regulamin jest obowiązkowy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek o jego utworzenie. Pracodawcy są też czasami objęci układem zbiorowym pracy, który może być zawarty między pracodawcą a zakładową lub ponadzakładową organizacją związkową, bez względu na liczbę zatrudnionych. Układ zbiorowy jest kompleksowym aktem prawa zakładowego, regulującym zarówno sprawy organizacyjne, w tym w zakresie czasu pracy, jak i płacowe.

Celem regulaminu pracy (również układu zbiorowego) jest unormowanie spraw organizacyjnych istotnych dla prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy, m.in. dotyczących czasu pracy. W regulaminie tym powinny się więc znaleźć zapisy dotyczące m.in. systemów i rozkładów czasu pracy, przyjętych okresów rozliczeniowych, sposobów potwierdzania obecności i nieobecności w pracy czy usprawiedliwiania nieobecności. Pracodawca powinien przy tym pamiętać, że:

roczny okres rozliczeniowy oraz ruchomy rozkład czasu pracy wprowadza się m.in. w drodze porozumienia z przedstawicielami pracowników, a w odniesieniu do ruchomego rozkładu czasu pracy również na wniosek pracownika (art. 150 § 3 i 5 K.p.),
przerywany system czasu pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy bądź w umowie o pracę,
systemy tzw. skróconego tygodnia pracy oraz weekendowy stosuje się na podstawie umowy o pracę.

W wielu firmach, ze względu na stan zatrudnienia, nie występują regulaminy zakładowe, pracodawcy nie są też objęci układem zbiorowym pracy. W takich przypadkach kwestie związane z czasem pracy (z wyjątkiem zasad potwierdzania obecności i nieobecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, o czym dalej) regulowane są w obwieszczeniu wydawanym na podstawie art. 150 K.p. To w tym dokumencie mniejsi pracodawcy wskazują stosowane w zakładzie systemy i rozkłady czasu pracy, okresy rozliczeniowe czy dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Czas pracy raczej nie w umowie

Jak już wspomniano, kwestie związane z organizacją czasu pracy powinny być uregulowane w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu. Pierwsze dwa akty zakładowe mogą kompleksowo normować sprawy związane z czasem pracy, obwieszczenie natomiast ma ograniczony zakres. Nie powinno się w nim określać obowiązujących u danego pracodawcy zasad potwierdzania obecności i nieobecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, ponieważ - w przypadku pracodawców nieobjętych regulaminem pracy lub układem zbiorowym - odpowiednia do tego jest informacja o warunkach zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 K.p.

Należy podkreślić, że umowa o pracę nie jest dokumentem odpowiednim do regulowania kwestii związanych z organizacją czasu pracy. Tylko wyjątkowo w umowie o pracę zamieszcza się informację o stosowanym systemie czasu pracy - w przypadku tzw. systemu skróconego tygodnia pracy, weekendowego i (w określonej sytuacji) przerywanego. W razie wprowadzenia postanowień dotyczących organizacji czasu pracy do umowy o pracę ich zmiana, o ile będzie istotna, może oznaczać konieczność zmiany umowy.

Wybrane zapisy regulaminu pracy w zakresie organizacji czasu pracy

§ 15

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez bezpośredniego przełożonego do wykonywania pracy.
Czas pracy powinien w pełni być wykorzystany na pracę zawodową. Pracownik powinien stawić się do pracy z takim wyprzedzeniem, aby o godzinie określonej w niniejszym regulaminie jako godzina rozpoczęcia pracy znajdował się na stanowisku pracy.
Każdorazowe opuszczenie miejsca pracy wymaga zgody przełożonego pracownika.

§ 16

Pracownicy mają obowiązek potwierdzić swoje przybycie do pracy oraz jej opuszczenie przez podpisanie listy obecności wyłożonej na portierni zakładu.
Pracownik ma obowiązek uprzedzić pracodawcę o niemożności przybycia do pracy, jeśli przyczyna jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, jak również o przewidywanym czasie nieobecności.
Pracownik jest obowiązany niezwłocznie powiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania, nie później niż w drugim dniu tej nieobecności, osobiście lub za pośrednictwem innej osoby, telefonicznie, elektronicznie lub listownie.
Niedotrzymanie powyższego terminu usprawiedliwia jedynie obłożna choroba pracownika połączona z brakiem domowników albo innym zdarzeniem losowym.
Pracownik powinien usprawiedliwić swoją nieobecność, przedkładając odpowiednie dowody w tym zakresie, najpóźniej w dniu przystąpienia do pracy po okresie nieobecności.

§ 17

W razie spóźnienia się do pracy pracownik obowiązany jest zgłosić ten fakt bezpośredniemu przełożonemu i odnotować spóźnienie na liście obecności. Za czas spóźnienia pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeśli odpracował czas spóźnienia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)