Gazeta Podatkowa nr 31 (1906) z dnia 19.04.2022

Planowanie czasu pracy w różnych okresach rozliczeniowych

Odpowiedzialnym za organizowanie pracy w zakładzie jest pracodawca. Jego rolą jest takie zorganizowanie pracy, aby został zapewniony prawidłowy tok produkcji oraz żeby pracownicy efektywnie wykorzystywali cały czas pracy. W tym celu pracodawca jest uprawniony do wyboru systemu czasu pracy odpowiedniego dla właściwej organizacji pracy w firmie, a także długości okresów rozliczeniowych. Planowania czasu pracy pracowników dokonuje się zgodnie z wymiarem czasu pracy obowiązującym w danym okresie rozliczeniowym.

Wymiar i normy czasu pracy

Wymiar czasu pracy oblicza się na podstawie art. 130 K.p., uwzględniając obowiązujące pracowników normy czasu pracy. Podstawowe normy czasu pracy wynikają z art. 129 § 1 K.p. Zgodnie z tym przepisem czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Obowiązujący wymiar czasu pracy, z wyjątkiem pracy w ruchu ciągłym, oblicza się:

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku,
• obniżając wymiar czasu pracy o 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.

Wymiar czasu pracy w różnych okresach rozliczeniowych dostępny jest w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Długość okresów rozliczeniowych

Długość okresów rozliczeniowych stosowanych w firmie ma związek z organizacją pracy i systemami czasu pracy stosowanymi w zakładzie. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych w podstawowych normach czasu pracy wynoszących 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy obowiązuje okres rozliczeniowy nieprzekraczający 4 miesięcy (art. 129 K.p.). Takiej samej długości okres rozliczeniowy stosuje się do pracowników świadczących pracę w systemie przerywanego czasu pracy (art. 139 K.p.), zadaniowym (art. 140 K.p.) i w indywidualnym rozkładzie czasu pracy (art. 142 K.p.). Z kolei w ruchomym rozkładzie czasu pracy ustala się okres rozliczeniowy odpowiedni dla systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 140¹ K.p.).

Jeszcze innej długości okresy rozliczeniowe stosuje się do zatrudnionych w systemie równoważnym, w ruchu ciągłym, w systemie skróconego tygodnia pracy czy pracy weekendowej. Zasadniczo w systemie równoważnym (niezależnie od możliwości przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy), skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej okres rozliczeniowy nie może przekroczyć jednego miesiąca (art. 135, art. 143, art. 144 K.p.). Przy czym w wariancie podstawowym systemu równoważnego, który przewiduje przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy nie więcej niż do 12 godzin, dopuszczalne jest:

• w szczególnie uzasadnionych przypadkach - przedłużenie okresu rozliczeniowego nie więcej niż do 3 miesięcy,
• przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych - przedłużenie okresu rozliczeniowego maksymalnie do 4 miesięcy.

Ponadto w systemie równoważnym do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także do pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych, dla których dniówka robocza może zostać przedłużona do 24 godzin, również możliwe jest wydłużenie okresów rozliczeniowych do 3 albo 4 miesięcy (art. 137 K.p.).

Z kolei do zatrudnionych w ruchu ciągłym stosuje się okres rozliczeniowy nieprzekraczający 4 tygodni (art. 138 § 1 K.p.).

Niezależnie od wymienionych standardowych długości okresów rozliczeniowych przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość stosowania dłuższych niż wskazane okresów rozliczeniowych. Jak przewiduje art. 129 § 2 K.p. we wszystkich systemach czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, dopuszczalne jest przedłużenie okresu rozliczeniowego nie więcej niż do 12 miesięcy. Należy przy tym zachować ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Rozkład czasu pracy

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc (art. 129 § 3 K.p.). Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Sporządzenie rozkładu czasu pracy nie jest wymagane, gdy:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę,
• pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z podstawowych norm czasu pracy - w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
• na pisemny wniosek pracownika stosowany jest ruchomy rozkład czasu pracy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

Mowa o tym w art. 129 § 4 K.p.

Planowanie czasu pracy

Sporządzanie rozkładów czasu pracy odbywa się na podstawie wymiaru czasu pracy obliczonego dla danego okresu rozliczeniowego zgodnie z art. 130 K.p. W odniesieniu do dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych, liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach okresu może się przy tym różnić od nominalnego wymiaru czasu pracy. Jednakże suma godzin z miesięcy wchodzących w skład danego okresu rozliczeniowego musi być zgodna z wymiarem czasu pracy obliczonym dla tego okresu. Ponadto należy stosować zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Planując pracę pracownikom, trzeba zapewnić co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego obejmującego niedzielę. Do odpoczynku tygodniowego zalicza się też ostatni odpoczynek dobowy. W przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę odpoczynek tygodniowy może przypadać w innym dniu niż niedziela (art. 133 § 4 K.p.). Tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może być skrócony maksymalnie do 24 godzin w przypadku:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem.

Przy ustalaniu rozkładów czasu pracy pracownikom pracującym w niedziele należy zapewnić przynajmniej raz na 4 tygodnie niedzielę wolną od pracy (art. 151¹² K.p.). Nie dotyczy to zatrudnionych w systemie weekendowym.

Dodatkowo, w każdym systemie czasu pracy, jeżeli przewiduje on rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedzielę i święta, pracownikom należy zapewnić łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie (art. 147 K.p.).

Dla celów rozliczania czasu pracy i jego planowania istotne są dwie definicje z zakresu czasu pracy. Chodzi o dobę pracowniczą i tydzień. Przez dobę pracowniczą należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Natomiast tydzień oznacza 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 K.p.).

Dzień wolny za niedzielę i święto

Pracownikowi, który wykonywał pracę w niedzielę lub święto, pracodawca jest obowiązany zapewnić:

• w zamian za pracę w niedzielę - inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeżeli nie jest to możliwe, to do końca okresu rozliczeniowego,
• w zamian za pracę w święto - inny dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego.

Tak wynika z art. 151¹¹ § 1 i § 2 K.p.

Jeżeli wykorzystanie we wskazanym terminie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę nie jest możliwe, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę. Również, jeśli nie jest możliwe wykorzystanie w okresie rozliczeniowym dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w święto, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w tej samej wysokości, za każdą godzinę pracy w święto. Za pracę w niedziele i święta przysługuje pracownikowi cały dzień wolny od pracy, bez względu na liczbę godzin świadczonej pracy.

Do pracy w święto przypadające w niedzielę stosuje się przepisy dotyczące pracy w niedzielę.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.)