Stosowanie ruchomego i indywidualnego rozkładu czasu pracy

Przepisy prawa pracy przewidują kilka rozkładów i systemów czasu pracy, wśród których można wyodrębnić rozkłady czasu pracy cechujące się większą elastycznością. Należą do nich ruchome i indywidualne rozkłady czasu pracy, które mogą być stosowane z inicjatywy pracodawcy lub/i na wniosek pracownika. Sposób wykonywania pracy w ramach tych rozkładów jest podobny, jednak różnią się one trybem ich wprowadzenia i rozwiązaniem kwestii występowania nadgodzin.

Ruchomy czas pracy

Jednym z elastycznych rozkładów czasu pracy jest rozkład ruchomy, zwany też ruchomym czasem pracy. Może być stosowany samodzielnie lub w połączeniu z innymi systemami lub rozkładami czasu pracy. Taka ruchoma organizacja czasu pracy może być stosowana na podstawie art. 140¹ K.p., zgodnie z którym ruchomy czas pracy może polegać na rozpoczynaniu pracy w:

różnych godzinach w poszczególnych dniach tygodnia, według z góry określonego rozkładu,
wyznaczonym przez pracodawcę przedziale czasowym, o godzinie wybranej przez pracownika.

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy przez pracodawcę odbywa się zgodnie z art. 150 § 3 K.p. Na podstawie tego przepisu ruchomy rozkład ustala się:

w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeśli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Zupełnie odrębną podstawą wprowadzenia ruchomego rozkładu jest art. 150 § 5 K.p., który umożliwia zastosowanie tej organizacji czasu pracy na wniosek pracownika. Nie trzeba wówczas dopełniać formalności określonych w art. 150 § 3 K.p. Wniosek pracownika nie jest wiążący dla pracodawcy. Wyjątkiem jest jednak wniosek od pracownika - rodzica dziecka z niepełnosprawnością lub w przypadku ciąży powikłanej, który, co do zasady, powinien być uwzględniony (art. 142¹ K.p.).

Ruchomy rozkład a nadgodziny

Cechą charakterystyczną ruchomej organizacji czasu pracy jest to, że ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ § 4 K.p.). Jest to bardzo istotna regulacja, zwłaszcza dla pracodawcy. Może się jednak zdarzyć, że dwukrotna praca w tej samej dobie w ruchomej organizacji spowoduje wystąpienie nadgodzin. Ruchomy rozkład nie uchyla bowiem stosowania - przy rozliczaniu czasu pracy - doby pracowniczej zdefiniowanej w art. 128 K.p.

Jak wynika z powołanego przepisu, dobą pracowniczą jest okres 24 kolejnych godzin, poczynając od godziny rozpoczęcia pracy wyznaczonej zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Praca w tej samej dobie w ruchomej organizacji czasu pracy nie spowoduje więc wystąpienia nadgodzin, jeżeli jest podejmowana zgodnie z grafikiem obowiązującym w tym rozkładzie. Natomiast rozpoczęcie pracy o godzinie wcześniejszej niż to wynika z ruchomej organizacji czasu pracy może skutkować wystąpieniem pracy nadliczbowej. Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 20 listopada 2013 r. (patrz ramka).

Ruchomy grafik w elastycznym rozkładzie

Pracownicy - rodzice dziecka do lat 8 mogą skorzystać z elastycznej organizacji pracy uregulowanej w art. 188¹ K.p. Taka organizacja pracy obejmuje swoim zakresem m.in. ruchomy i indywidualny rozkład czasu pracy.

W celu skorzystania z uprawnienia przewidzianego w art. 188¹ K.p. pracownik musi złożyć wniosek w tej sprawie - w postaci papierowej lub elektronicznej - ze wskazaniem wybranej przez niego formy elastycznej organizacji pracy. Wspomniany wniosek należy złożyć co najmniej na 21 dni przed planowanym rozpoczęciem pracy w ramach tej organizacji. We wniosku podaje się m.in. przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy, jej rodzaj i termin jej rozpoczęcia i zakończenia.

Wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji pracy nie jest wiążący dla pracodawcy, jednak musi on poinformować pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, o jego uwzględnieniu albo przyczynie odrzucenia. Na dopełnienie tej formalności pracodawca ma 7 dni od otrzymania wniosku. Jeżeli elastyczna organizacja pracy jest możliwa do wdrożenia, ale w innym terminie niż wskazany we wniosku, pracownik powinien zostać o tym poinformowany.

Planowanie pracy w ruchomym rozkładzie

Pracodawca planując pracę pracownikom w ruchomym rozkładzie, musi uwzględniać obowiązujące ich normy czasu pracy. Ponadto musi brać pod uwagę obowiązujący pracownika w danym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy.

W związku z tym w grafiku czasu pracy w tych rozkładzie należy wskazywać dni pracy, z wyznaczeniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a w przypadku wariantu przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy - ten przedział czasowy. Trzeba też określić dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, a także dni wolne należne z innych tytułów, np. za pracę w niedzielę czy święto. Ponadto harmonogramy muszą uwzględniać zapewnienie pracownikowi obowiązkowych okresów odpoczynków dobowych i tygodniowych (przykład 1). Powyższe zasady znajdują zastosowanie również przy ustalaniu grafików w indywidualnym rozkładzie czasu pracy.

Indywidualny rozkład

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 K.p.). Ustawodawca nie przewidział w tym wypadku konieczności wprowadzania do umowy o pracę postanowień dotyczących wymienionego rozkładu. Nie jest też wymagane uzasadnienie wniosku. Pracodawca nie może wprowadzić tego rozkładu jednostronnie, tj. bez wniosku zainteresowanego pracownika.

Wykonywanie pracy w ruchomej organizacji nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego wynoszącego co najmniej 11 godzin i tygodniowego wynoszącego co najmniej 35 godzin.

Indywidualny rozkład czasu pracy polega najczęściej na odmiennej od pozostałych pracowników porze rozpoczynania pracy, odmiennej ilości godzin pracy w poszczególnych dniach (w ramach obowiązujących norm lub przedłużonego wymiaru dobowego) czy innym rozkładzie dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Co ważne, w tym rozkładzie ponowne podjęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej powoduje wystąpienie nadgodzin, jeżeli pracownik przepracował już w ramach tej doby obowiązujący go dobowy wymiar czasu pracy (przykład 2). Jest to więc inna sytuacja niż w przypadku ruchomego czasu pracy, w ramach którego ponowne podjęcie pracy w tej samej dobie generalnie nie generuje nadgodzin.

Przykład 1

Pracodawca zatrudnia pracowników na pełny etat w systemie podstawowym połączonym z ruchomym czasem pracy, w którym są ustalone różne godziny rozpoczynania pracy. Pracodawca planuje pracownikom pracę od poniedziałku do piątku w przedziale czasowym od 8⁰⁰ do 18⁰⁰. Dniami wolnymi od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy są w zakładzie soboty. Pracowników obowiązują jednomiesięczne okresy rozliczeniowe.

Przykładowy rozkład czasu pracy pracownika na wrzesień 2024 r., w którym wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin:

	1 tydzień							2 tydzień
dzień	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
dzień	Nd	Pn	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Pn	Wt	Śr	Cz	Pt	So
od		8	8	7	7	8			10	10	8	8	7
do		16	16	15	15	16			18	18	16	16	15
godz.		8	8	8	8	8			8	8	8	8	8

3 tydzień							4 tydzień									Razem
15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	168 godz.
Nd	Pn	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Pn	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Pn
	8	8	7	7	8			10	10	8	8	7			8
	16	16	15	15	16			18	18	16	16	15			16
	8	8	8	8	8			8	8	8	8	8			8

Przykład 2

W zakładzie pracy obowiązuje podstawowy system czasu pracy, w ramach którego pracownicy świadczą pracę od poniedziałku do piątku, po 8 godzin na dobę, od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. Jeden z pracowników wystąpił z pisemnym wnioskiem o zastosowanie wobec niego indywidualnego rozkładu czasu pracy z art. 142 K.p. polegającego na rozpoczynaniu pracy w:

-	poniedziałki, środy i piątki od godz. 7³⁰ i kończenie jej odpowiednio o godz. 15³⁰,
-	wtorki i czwartki od godz. 6⁰⁰ i kończenie jej odpowiednio o godz. 14⁰⁰.

Wniosek swój pracownik umotywował koniecznością odwożenia chorego rodzica na rehabilitację, która rozpoczyna się o różnych godzinach. Pracodawca zaakceptował wniosek, jednak przy takiej organizacji czasu pracy z formalnego punktu widzenia wystąpią godziny nadliczbowe - we wtorek i czwartek, w których pracownik rozpocznie pracę jeszcze w poprzedniej dobie pracowniczej. Przepis art. 142 K.p. nie zawiera bowiem regulacji, iż w takich sytuacjach praca w nadgodzinach nie występuje.

**Przykładowy wniosek w sprawie wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy**

Ruchomy rozkład a nadgodziny w opinii resortu pracy

"(...), jeżeli praca taka (podjęta przed godziną rozpoczęcia pracy w ruchomym rozkładzie - przyp. red.) zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który objęty jest dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego, to powinna być ona zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Jeżeli natomiast praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który nie jest już objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego (bowiem upłynęły już 24 godziny od rozpoczęcia przez pracownika pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w poprzednim dniu kalendarzowym), to praca taka powinna być (...) zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 20 listopada 2013 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)