Gazeta Podatkowa nr 38 (1288) z dnia 12.05.2016

Zmiany w regulaminie pracy zgodnie z procedurą

Regulaminy pracy i wynagradzania to najczęściej spotykane akty prawa zakładowego. Tworzą je obowiązkowo firmy zatrudniające co najmniej 20 pracowników, chyba że objęte są układem zbiorowym pracy. Wprowadzenie i zmiana regulaminów zakładowych wymaga zachowania określonej procedury. W przypadku regulaminu pracy jest ona czasochłonna i sformalizowana, jednak, w przeciwieństwie do regulaminu wynagradzania, pozostawia pracodawcy pewien zakres swobody.

Sprawy porządkowe czasami do zmiany

Celem regulaminu pracy jest nadanie procesowi pracy w danym zakładzie pewnych ram organizacyjnych. Z tego względu prawa i obowiązki pracownika określane w tym regulaminie ustala się głównie w odniesieniu do porządku i dyscypliny pracy. Ma to wpływ na częstotliwość zmian dokonywanych w regulaminie pracy, sprawy porządkowe nie wymagają bowiem tak częstych korekt. Jednak i w tej materii występuje niekiedy potrzeba wprowadzenia nowych zapisów. Następuje to w trybie analogicznym do wprowadzania regulaminów.

Kodeks pracy przewiduje obowiązek skonsultowania treści takich aktów z zakładową organizacją związkową. Etap konsultacji jest obowiązkowy, przy czym brak akceptacji ze strony związków nie zamyka drogi do modyfikacji (albo utworzenia od podstaw) regulaminu pracy. W przypadku tego regulaminu proces konsultacyjny jest łagodniejszy dla pracodawcy niż to ma miejsce przy wprowadzaniu lub zmianie regulaminu wynagradzania. Nieuzyskanie związkowej zgody na określone zapisy w tym ostatnim regulaminie powoduje zablokowanie procesu jego tworzenia lub zmiany. Inaczej sprawa przedstawia się z regulaminem pracy.

Konsultacja ze związkami mniej wiążąca

Na pracodawcy ciąży obowiązek skonsultowania treści regulaminu pracy (w tym zmian do niego) z działającą u niego zakładową organizacją związkową lub z organizacjami, jeżeli jest ich więcej. Etap uzgodnień ze związkami musi nastąpić przed planowanym wejściem w życie regulaminu, ale brak pozytywnych efektów rozmów ze związkami nie oznacza zakończenia całej procedury. Pracodawca nadal ma taką możliwość, o czym stanowi art. 104² K.p. Zgodnie z tym przepisem, w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie (maksymalnie 30-dniowym w razie dwóch lub więcej organizacji), pracodawca wprowadza regulamin pracy lub zmiany do niego w drodze samodzielnej decyzji. Oczywiście przywilej samodzielnego wdrożenia regulaminu pracy lub wprowadzenia zmian w jego treści dotyczy też sytuacji, gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa.

Należy w tym miejscu przypomnieć, że status zakładowej organizacji związkowej, uprawniający do bycia stroną w konsultacjach związkowych, ma tylko ta organizacja, która w danym zakładzie posiada co najmniej 10 członków. Przepisy prawa pracy nie przewidują wymogu konsultacji w sprawie regulaminu z przedstawicielstwami pracowniczymi innego typu niż związki, np. z przedstawicielami pracowników. Jedynie pośrednio można wywieść obowiązek skonsultowania zmian do regulaminu pracy z radą pracowników utworzoną w trybie ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz. U. z 2006 r. nr 79, poz. 550 ze zm.). Z art. 14 ust. 1 tej ustawy wynika bowiem, że pracodawca obligatoryjnie konsultuje ze wspomnianą radą m.in. działania, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy. Takie działania mogą znaleźć odzwierciedlenie w treści regulaminu pracy (np. w razie wprowadzania nowych systemów czasu pracy). Dlatego planowane zmiany regulaminu w tym zakresie powinny zostać objęte konsultacją z radą pracowników. Wspomniane konsultacje nie zwalniają jednak pracodawcy z wymogu poczynienia uzgodnień ze związkami zawodowymi.

Dwa tygodnie na wejście w życie

Stosownie do art. 104³ § 1 K.p. regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. O sposobie poinformowania pracowników decyduje pracodawca. Powinno to nastąpić w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, np. przez wywieszenie regulaminu (zmiany do niego) na tablicy ogłoszeń, zamieszczenie w internecie, wręczenie tekstu każdemu pracownikowi czy też w jeszcze innej formie. Przy ustalaniu daty wejścia w życie regulaminu trzeba pamiętać, że do biegu dwutygodniowego terminu nie uwzględnia się dnia przekazania treści regulaminu do wiadomości pracowników (art. 112 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 K.p.).

Zmiany regulaminu pracy na ogół nie wymagają modyfikacji treści umowy o pracę. Regulamin pracy dotyczy bowiem spraw o charakterze organizacyjnym, a takie kwestie nie powinny być przedmiotem umowy o pracę. Tylko w sytuacji, gdy strony wprowadziły do umowy zapisy dotyczące takich spraw, zmiany regulaminu pracy mogą pociągnąć za sobą konieczność dostosowania do nich treści umowy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)