Funkcjonowanie regulaminów wynagradzania i pracy według nowych regulacji - stanowisko MRPiPS

Nowe prawo Od 1 stycznia 2017 r. podniesiono liczbę pracowników do co najmniej 50 (było 20) obligującą pracodawcę nieobjętego zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy regulującym materię regulaminową, do ustalania regulaminów wynagradzania/pracy. Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników mogą fakultatywnie ustalać wymienione akty, z tym że zatrudniający co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, u których działa zakładowa organizacja związkowa, ustalają ww. regulaminy, jeżeli z takim wnioskiem wystąpi ta organizacja. Powyższe wynika z art. 77² § 1-1² K.p. oraz art. 104 § 1¹-3 K.p., w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz. U. poz. 2255).

Zmiana powołanych przepisów nie spowodowała utraty mocy regulaminów w firmach zatrudniających mniej niż 50 pracowników. Jednak obecnie mogą one te wewnętrzne regulacje, stanowiące według art. 9 § 1 K.p. źródło prawa pracy, uchylić, z zastrzeżeniem że obowiązek ich zachowania mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, gdy organizacja związkowa wystąpi z takim wnioskiem.

Zanim pracodawca, u którego funkcjonują te akty prawa zakładowego, zdecyduje się na ich uchylenie, powinien rozważyć, czy będzie to korzystne. Wówczas bowiem podstawowym dokumentem regulującym wzajemne prawa i obowiązki stron będzie umowa o pracę oraz informacja o warunkach zatrudnienia. Przypominamy, że informacja ta określa:

obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy,
częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę, ?
wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, ?
obowiązującą pracownika długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę, ?
układ zbiorowy pracy, którym pracownik jest objęty (jeśli jest objęty),?

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy dodatkowo - porę nocną, miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia oraz przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 K.p.).

Uchylenie przykładowo regulaminu wynagradzania oznacza konieczność wpisania w umowie zasad wynagradzania, np. premii i prowizji oraz reguł ich przyznawania, a także dodatkowych świadczeń ze stosunku pracy, jeżeli pracodawca takie przyznał pracownikom. Niemożliwe jest natomiast przeniesienie do umowy o pracę wszystkich postanowień regulaminu pracy. W myśl art. 104¹ K.p., powinien on ustalać m.in.:

organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
porę nocną,
termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
kary z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Przeniesienie rozwiązań ze zlikwidowanych aktów prawa zakładowego do umów o pracę nie wymaga wypowiedzeń zmieniających. Na uchylenie regulaminów przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników pozwolił bowiem ustawodawca, nie przewidując żadnych specjalnych procedur w tym względzie. Będzie to więc konsekwencją skorzystania z możliwości ustawowych. Dodatkowym argumentem jest to, że warunki umów nie ulegną zmianie.

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią ten akt (art. 77² § 4 K.p.). Z kolei regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a w razie nieuzgodnienia jego treści w przewidzianym terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy wydaje pracodawca samodzielnie (art. 104² K.p.). W zakładzie pracy, w którym działa więcej niż jedna organizacja związkowa w sprawach wymagających uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Jeżeli tego nie uczynią w terminie 30 dni, decyzje podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Jak czytamy w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599): "W przypadku, gdy organizacje związkowe w terminie 30 dni przedstawią wspólnie uzgodnione stanowisko, to (w zależności od jego treści) pracodawca może wydać regulamin pracy, jeżeli zakładowe organizacje związkowe zgadzają się na jego treść bądź też możliwości tej zostaje on pozbawiony z powodu braku zgody z ich strony (braku uzgodnienia).".

W ten sam sposób należy zmieniać te akty. Przepisy nie przewidują natomiast trybu ich uchylania, a eksperci nie są zgodni co do tego, w jaki sposób tego dokonać w razie zmniejszenia liczby pracowników poniżej wymaganego progu. Przeważa jednak stanowisko, zgodnie z którym pracodawca powinien postąpić w taki sam sposób jak przy ich ustalaniu, czyli porozumiewając się z organizacją zakładową lub samodzielnie.

Podobne stanowisko w tej sprawie zajmuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 13 stycznia 2017 r. wyjaśniło, że: "(...) także wejście w życie (...) zmian w Kodeksie pracy od 1 stycznia 2017 r. nie spowodowało, że regulaminy wynagradzania i regulaminy pracy obowiązujące u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, utraciły swoją moc prawną. Nie jest również konieczna rezygnacja pracodawców z tych regulaminów. Natomiast pracodawcy mogą zrezygnować z tych regulaminów na takich samych zasadach jak dotychczas było to możliwe w przypadku, gdy pracodawca wskutek spadku zatrudnienia w swoim zakładzie pracy nie zatrudniał już co najmniej 20 pracowników. Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii rezygnacji z regulaminu wynagradzania ani regulaminu pracy. W związku z tym przyjmuje się, że regulaminy te mogą być uchylone w takim samym trybie, w jakim są one wprowadzane w zakładzie pracy. Oba te regulaminy wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 i art. 104³ § 1 Kodeksu pracy), przy czym jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa albo zakładowe organizacje związkowe konieczne jest uprzednie uzgodnienie z nimi treści tych regulaminów - na zasadach określonych w art. 77² § 4 i art. 104² Kodeksu pracy oraz art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 1881). (...)".