Gazeta Podatkowa nr 102 (934) z dnia 20.12.2012

Jak tworzyć i zmieniać regulaminy zakładowe?

Regulaminy zakładowe posiada znaczna część zakładów pracy. Te firmy, które nie są zobowiązane ich tworzyć, nie mają jednak pewności, czy obowiązek taki nie obejmie ich w przyszłości. Wystarczy bowiem zatrudniać dwudziestu i więcej pracowników, aby podlegać wymogowi tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania. Zwolnieni są z niego tylko ci pracodawcy, u których warunki zatrudnienia określają układy zbiorowe pracy. Pozostałe zakłady o wskazanym stanie zatrudnienia muszą sobie "radzić" z regulaminami.

Liczba pracowników decyduje o regulaminie

Kryterium posiadania bądź nieposiadania regulaminów zakładowych jest stan zatrudnienia u danego pracodawcy. Jeżeli osiąga on co najmniej 20 pracowników, w zakładzie pracy musi zostać utworzony regulamin pracy i wynagradzania (art. 77² i art. 104 K.p.). Wyjątek od tej zasady dotyczy tylko tych firm, które objęte są układem zbiorowym pracy lub co do których przepisy odrębne wprowadzają obowiązek posiadania regulaminu bez względu na stan zatrudnienia (np. dotyczącego niektórych składników wynagradzania nauczycieli).

Obowiązek utworzenia regulaminu pracy i wynagradzania aktualizuje się z momentem osiągnięcia stanu zatrudnienia na poziomie 20 pracowników. Pierwszym krokiem do jego realizacji jest przygotowanie projektu treści regulaminów. Jeżeli w zakładzie nie funkcjonuje organizacja związkowa, zadanie w tym zakresie jest ułatwione. Pracodawca nie musi bowiem nikogo pytać o zdanie co do planowanego ich brzmienia. Inaczej sprawa wygląda, gdy organizacja związkowa występuje na terenie zakładu pracy. Wówczas jest ona uprawniona do opiniowania i wyrażenia zgody na wprowadzenie regulaminów o określonej treści, a pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia z nią konsultacji w tej sprawie. Należy mieć jednak na uwadze, że uprawnienia do wydawania wiążących opinii ma tylko zakładowa organizacja związkowa, a status ten posiadają te organizacje, które zrzeszają co najmniej 10 członków na terenie danego zakładu (art. 25¹ ustawy o związkach zawodowych).

Łatwiej uregulować organizację pracy

Kodeks pracy, określając procedurę tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania, mówi o konieczności uzgodnienia tych aktów z zakładową organizacją związkową. W zależności jednak od tego, czy mamy do czynienia z regulaminem pracy, czy wynagradzania, uzgodnienia te wyglądają inaczej.

Przykładowe regulaminy pracy i wynagradzania są dostępne na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.gofin.pl.

W przypadku regulaminu pracy brak porozumienia ze związkami nie blokuje jego wydania. Zgodnie z art. 104² K.p. w razie nieuzyskania akceptacji ze strony związków, pracodawca ustala regulamin pracy samodzielnie. Takiego zastrzeżenia nie przewidują jednak przepisy dotyczące tworzenia regulaminu wynagradzania, stanowiąc jedynie, że pracodawca uzgadnia go z zakładową organizacją związkową. Nie ma też w nich odwołania do art. 104² K.p., co pozwoliłoby na jego odpowiednie stosowanie. Z tego względu wprowadzenie regulaminu wynagradzania o określonej treści co do zasady wymaga uzyskania zgody związków. Pogarsza to sytuację pracodawcy w porównaniu do postępowania przy tworzeniu regulaminu pracy, trzeba mieć jednak na względzie, że regulamin pracy ma na celu unormowanie kwestii organizacyjno-porządkowych w zakładzie, te zaś zawsze należały do kompetencji władczych pracodawcy.

Zwolnienie pracodawców zatrudniających poniżej 20 pracowników z obowiązku posiadania regulaminów zakładowych nie oznacza, że nie mogą oni ich tworzyć. Mogą to uczynić na zasadzie dobrowolności, pamiętając przy tym, że raz wprowadzone regulaminy pracy i wynagradzania nie mogą zostać "anulowane". Po ich wejściu w życie będą obowiązywały tak samo jak u "większych" pracodawców. Kodeks pracy nie przewiduje bowiem możliwości ich wypowiedzenia, tak jak w przypadku układu zbiorowego pracy. Nie tracą też one mocy obowiązującej tylko dlatego, że pracodawca posiada lub osiągnął stan zatrudnienia zwalniający go z tworzenia przepisów zakładowych. Regulaminy posiadają bowiem charakter bezterminowy, można co najwyżej zmieniać ich treść.

Minimum ustawowe w przepisach zakładowych

Prawo pracy uporządkowane jest według pewnej hierarchii. Na pierwszym miejscu znajdują się przepisy powszechnie obowiązujące (ustawy i rozporządzenia), a następne w kolejności są przepisy rangi zakładowej. Te drugie nie mogą zawierać postanowień, które pogarszają sytuację pracownika w porównaniu do regulacji powszechnie obowiązujących (art. 9 K.p.). Sankcją za złamanie tej zasady jest utrata mocy obowiązującej postanowień regulaminowych, które naruszają art. 9 K.p. W miejsce wadliwych zapisów wchodzą automatycznie odpowiednie przepisy ustaw lub rozporządzeń. Bardzo podobnie sytuacja wygląda w przypadku wprowadzenia do regulaminów rozwiązań naruszających zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. Dyskryminacyjne postanowienia są zastępowane z mocy prawa przepisami powszechnie obowiązującymi, a jeżeli w odniesieniu do konkretnej kwestii takie nie występują, to innymi niedyskryminującymi zapisami.

Regulaminy pracy i wynagradzania wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od podania ich do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy (art. 77² § 6 i art. 104³ K.p.). Kodeks pracy nie określa, w jaki konkretnie sposób powinno nastąpić ogłoszenie regulaminów. Dlatego praktyka w tym zakresie jest niejednolita - w wielu zakładach stosuje się zapoznanie indywidualne, potwierdzane przez pracownika przez złożenie podpisu na odpowiednim oświadczeniu, a w innych praktykuje się wywieszenie treści regulaminów na ogólnodostępnej tablicy ogłoszeń czy zamieszczenie ich na zakładowej stronie internetowej. Przy ustalaniu daty wejścia w życie regulaminu trzeba pamiętać, że do biegu dwutygodniowego terminu nie uwzględnia się dnia przekazania treści regulaminu do wiadomości pracowników (art. 114 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 K.p.), oraz że wejście w życie regulaminu następuje w dniu następnym po upływie 14 kolejnych dni kalendarzowych po zapoznaniu się pracowników z jego treścią.

Zmiana regulaminu wpływa na umowę

Zmiany regulaminu pracy lub wynagradzania odbywają się zgodnie z procedurą obowiązującą przy ich tworzeniu. Tak samo trzeba więc odbyć konsultacje ze stroną związkową, przekazać treść zmian do wiadomości pracowników i odczekać dwa tygodnie, aby weszły one w życie. W przypadku zmian warunków płacowych i innych warunków zatrudnienia, które składają się na indywidualny stosunek pracy danego pracownika, nie wyczerpuje to jednak wszystkich formalności. Pracodawcę czeka jeszcze postępowanie w sprawie zmiany umowy o pracę w zakresie zmienionych w regulaminie warunków zatrudnienia. Dzieje się tak dlatego, że część tych warunków nie musi wprost wynikać z umowy o pracę. Wystarczające jest, aby były one zapisane w przepisach zakładowych. Przykładowo, prawo do nagrody jubileuszowej może przysługiwać pracownikowi wyłącznie na podstawie regulaminu wynagradzania. Jednak mimo tego, że nie jest zapisane w umowie o pracę, prawo do tego świadczenia stanowi składnik indywidualnych warunków zatrudnienia. W konsekwencji, w razie zmiany w zakresie tego uprawnienia (np. co do wysokości nagrody) zmiany wymaga również treść umowy.

Zmiany regulaminu dotyczące spraw organizacyjno-porządkowych nie wymagają modyfikacji umowy o pracę.

Modyfikacja umowy o pracę musi nastąpić na zasadach ogólnych, pracodawca może ją więc przeprowadzić w drodze porozumienia stron (tzw. aneksu do umowy) lub poprzez wypowiedzenie zmieniające. Ten drugi wariant, obowiązkowy w przypadku braku zgody pracownika na zmianę umowy, oznacza konieczność spełnienia wymogów formalnych związanych z wypowiedzeniem (odpowiednio z wypowiedzeniem zmieniającym). Obejmują one wymóg:

• sporządzenia wypowiedzenia na piśmie,
   
• wskazania przyczyny wypowiedzenia w przypadku umowy na czas nieokreślony,
   
• konsultacji ze związkami zamiaru wypowiedzenia umowy bezterminowej,
   
• zachowania szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem, jeżeli przysługuje ona pracownikowi.

Dokonanie zmiany umowy poprzez wypowiedzenie zmieniające jest więc o wiele bardziej czasochłonne i sformalizowane niż w przypadku podpisania porozumienia stron. Trzeba podkreślić, że w każdym przypadku, gdy zmiana regulaminu pociąga za sobą konieczność zmiany umowy o pracę, nowe zapisy regulaminowe zaczynają obowiązywać w odniesieniu do konkretnego pracownika dopiero po zmianie jego umowy. Należy wówczas odróżnić datę wejścia w życie zmiany przepisów zakładowych od daty wprowadzenia tych zmian do treści indywidualnego stosunku pracy. To ostatnie następuje zawsze z datą zmiany umowy o pracę, tj. w dniu wskazanym w treści porozumienia stron lub w dniu następnym po upływie wypowiedzenia zmieniającego.

Kiedy nie trzeba zmieniać umowy

Zmiana regulaminu w większości przypadków nie jest sprawą łatwą ani szybką. Poza zmianami o charakterze "technicznym" związanym z organizacją procesu pracy, inne, płacowe zmiany, wymagają ingerencji w treść umowy o pracę. W prawie pracy istnieje jednak pewna "furtka" pozwalająca na ominięcie tej skomplikowanej procedury. Jest nią przewidziana w art. 9¹ K.p. możliwość zawieszenia uprawnień pracowniczych przysługujących pracownikowi na mocy przepisów zakładowych. Pracodawca na podstawie wskazanego przepisu może zawiesić stosowanie tych zapisów regulaminowych, z których wynikają konkretne uprawnienia pracownicze (np. prawo do dodatku stażowego, nagrody jubileuszowej czy premii kwartalnej). Musi przy tym pamiętać, że nie wolno mu zawiesić uprawnień pracownika w takim zakresie, w jakim są one uregulowane przez ustawę. Jeżeli pracodawca skorzysta z art. 9¹ K.p., nie musi zmieniać umów o pracę. Zawieszenie danego składnika wynagrodzenia czy innego uprawnienia następuje z mocy samego prawa z dniem wskazanym w stosownym porozumieniu (więcej o zawieszeniu przepisów zakładowych w przewodniku Gazety Podatkowej nr 85 z 24.10.2011 r.).

Kogo nie dotyczy regulamin wynagradzania

Regulamin wynagradzania obejmuje swoim zakresem ogół pracowników w danym zakładzie, z wyłączeniem jednak kadry zarządzającej zakładem pracy w imieniu pracodawcy (zatrudnionej w ramach stosunku pracy jak też na innej podstawie) oraz:

• członków korpusu służby cywilnej,
   
• pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania,
   
• pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w:
   
• urzędach marszałkowskich,
   
• starostwach powiatowych,
   
• urzędach gminy,
   
• biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego,
   
• biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego,
   
• sędziów i prokuratorów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Ustawa z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.)