Wypłacanie ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnej odzieży roboczej

W zakładowym regulaminie pracy jest zapis umożliwiający wypłatę na niektórych stanowiskach pracy, za zgodą pracownika, ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia. Pracodawca zamierza wypłacać ekwiwalent w okresach półrocznych z "dołu", tj. po przepracowaniu przez pracownika danego okresu. Czy takie rozwiązanie nie będzie kolidowało z przepisami Kodeksu pracy o obowiązku wyposażenia pracowników w środki bhp przy zatrudnianiu? Czy dopuszczalny jest zapis w regulaminie pracy nakazujący częściowy zwrot ekwiwalentu za zakupioną odzież roboczą?

Stosownie do art. 237⁷ K.p. pracodawca zobowiązany jest dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Rodzaje odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne, jak również przewidywane okresy ich użytkowania ustala pracodawca. Powinien przy tym pamiętać, że muszą one posiadać właściwości ochronne i użytkowe, co gwarantuje rozsądny okres ich użytkowania (zniszczona odzież i obuwie robocze nie posiada już właściwości ochronnych i użytkowych).

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników za ich zgodą własnej odzieży i obuwia, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takim przypadku stosownie do art. 237⁷ § 4 K.p. pracownikom wypłaca się ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny używanych przez nich przedmiotów. Jednak treść art. 237⁷ § 4 K.p. nie może być rozciągana na wszystkie inne sytuacje, w tym pracowników, którym pracodawca łamiąc prawo nie dostarczył nieodpłatnie odzieży lub obuwia roboczego, a nie dopuścił do używania tych rzeczy będących własnością pracownika za jego zgodą (por. wyrok WSA w Rzeszowie z dnia 18 października 2006 r., sygn. akt II SA/Rz 375/06).

Ważne: Używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego jest niedopuszczalne na stanowiskach pracy, na których wykonywane są prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Wewnętrzne rozstrzygnięcia w tym zakresie powinien zawierać regulamin pracy.

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Z przepisu art. 237⁷ § 4 K.p. nie wynika zobowiązanie do wypłaty ekwiwalentu z "góry". Wielu pracodawców praktykuje wypłatę z "dołu", co rzeczywiście ułatwia rozliczenia wówczas, gdy okres zatrudnienia był krótszy niż przedział czasu objęty ekwiwalentem.

Ustalenie w regulaminie zasady, zgodnie z którą pracownik otrzymywałby ekwiwalent po zakończeniu okresu używalności odzieży i obuwia lub w znacznym oddaleniu od chwili ich nabycia prowadzi jednak do swoistego "kredytowania" działalności pracodawcy przez zatrudnionych. Tworzy to zagrożenie, że pracownicy będą używać odzieży i obuwia, niespełniających już wymogów ochronnych.

W literaturze prawa pracy, wskazuje się, że ekwiwalent powinien być wypłacany przed upływem ustalonego przez pracodawcę okresu używalności odzieży i obuwia roboczego (por. W. Leszczyński "Obowiązki pracodawców związane z dostarczaniem pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego" Sł. Pracownicza 2001, nr 11, str. 27).

Wypłata ekwiwalentu z góry może jednak prowadzić do sytuacji, w których pracownik niejako "nie zużyje" całej jego kwoty zgodnie z przeznaczeniem w związku z zakończeniem stosunku pracy lub zmianą stanowiska na takie, na którym praca nie jest połączona z koniecznością użytkowania odzieży lub obuwia roboczego. Regulamin może przewidywać w takich przypadkach obowiązek zwrotu proporcjonalnej do długości pozostawania w zatrudnieniu (świadczenia pracy na danym stanowisku) kwoty ekwiwalentu.