Wnioskowanie o czas wolny za godziny nadliczbowe

W jakiej formie oraz terminie pracownik jest zobowiązany wnioskować o czas wolny w zamian za pracę nadliczbową?

Udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych może nastąpić na podstawie wniosku pracownika lub w wyniku jednostronnej decyzji pracodawcy. W pierwszym przypadku stosunek godzin wolnych do liczby nadgodzin wynosi 1:1 (godzina za godzinę), a w drugim - 1,5:1, z zachowaniem dodatkowo gwarancji wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Wniosek pracownika o wolne za nadgodziny musi mieć formę pisemną; załącza się go i przechowuje z kartą ewidencji czasu pracy. Powyższe wynika z art. 151² § 1 K.p. oraz § 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Ważne: Decyzję o rekompensacie nadgodzin czasem wolnym należy podjąć najpóźniej do dnia wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły nadgodziny dobowe albo w którym stwierdzono nadgodzinny średniotygodniowe.

Jak bowiem stanowi art. 80 K.p., za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie. W terminach dokonywania wypłat pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie i dodatki za dodatkową pracę. Przy czym z wypłaty tych drugich pracodawca może być zwolniony.

GIP Jak wyjaśnił Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy, w piśmie z 21 kwietnia 2009 r. (znak GPP-306-4560-32/09/PE/RP): "(...) Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151² § 2 K.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W opinii Departamentu działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu.".

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym na kwartały. W październiku 2016 r. przepracował 15 nadgodzin dobowych, które będą zrekompensowane czasem wolnym. Jeśli z wnioskiem o ten czas wystąpił pracownik, przysługuje mu 15 godzin wolnych w dowolnie wybranym okresie. Jeżeli czas ten wyznaczył jednostronnie pracodawca, pracownik powinien otrzymać 22 godziny i 30 minut wolnego (1,5 x 15 godz.) do końca bieżącego roku (z zachowaniem prawa do pełnego wynagrodzenia). Wniosek albo decyzja powinny były wpłynąć/zapaść do dnia wypłaty wynagrodzenia za październik 2016 r.

Wzór wniosku o czas wolny za nadgodziny dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl.

Stanowisko GIP nie rozstrzyga kwestii kompensowania czasem wolnym przekroczeń średniotygodniowych. W literaturze przedmiotu przyjmuje się jednak, że jeżeli pracownik złoży wniosek w omawianej sprawie przed terminem wypłaty wynagrodzenia za ostatni miesiąc okresu, nie ma przeszkód do zrekompensowania tych przekroczeń w naturze. Ma on bowiem nieograniczony czas na skorzystanie z wolnego. Ostatni dzień okresu jest terminem końcowym tylko wtedy, gdy udzielenie czasu wolnego następuje bez wniosku pracownika, co wyklucza kompensatę w tym trybie w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy (art. 151² § 2 K.p.).