Stosowanie okresu rozliczeniowego przypadającego na przełomie miesięcy

Wprowadziliśmy trzymiesięczny okres rozliczeniowy rozpoczynający się 15. dnia danego miesiąca. Czy jest to prawidłowe? Kiedy przy tak ustalonych okresach rozliczeniowych należy wypłacać dodatki za pracę nadliczbową z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej?

Nie ma przeszkód prawnych aby okres rozliczeniowy rozpoczynał się w trakcie miesiąca, choć w pewnym zakresie może komplikować rozliczanie wynagrodzenia, co wyjaśniamy w dalszej części.

Okres rozliczeniowy, czyli przedział, w którym planuje się rozkład czasu pracy pracownika, a następnie rozlicza jego wykonanie, ograniczono wyłącznie co do długości. W zależności od systemu czasu pracy, a niekiedy także warunków pracy nie może przekraczać odpowiednio 4 tygodni, 1 miesiąca, 4 miesięcy, a w określonych okolicznościach 12 miesięcy kalendarzowych (art. 129 § 1-2 K.p. oraz przepisy Rozdziału IV działu szóstego K.p.). Brak jest natomiast normy, która regulowałaby moment jego rozpoczęcia. O tym decyduje pracodawca. Ponieważ ma to zasadniczy wpływ na wynagrodzenie, zwłaszcza za pracę dodatkową, pracodawca powinien przyjąć wariant dla siebie najlepszy, biorąc pod uwagę to, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Ważne: Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 § 1 i 2 K.p.).

Dyspozycja powołanej normy w części dotyczącej terminu wypłat dowodzi, że wynagrodzenie wypłaca się za miesiąc kalendarzowy (można częściej, choć w naszym kraju jest to rzadko stosowane). To oznacza, że dokonując obliczeń pracodawca będzie musiał korzystać z dwóch ewidencji czasu pracy, o ile prowadzi je w układzie miesięcznym. Obowiązany jest bowiem zapłacić pracownikowi za każdą godzinę przepracowaną, także pozarozkładową, bez względu na ewentualną przynależność danego miesiąca do dwóch okresów rozliczeniowych. Ponadto musi też na bieżąco, z wynagrodzeniem za dany miesiąc, wypłacać dodatki za występujące w danym miesiącu kalendarzowym nadgodziny dobowe, chyba że w zamian wyznaczy (lub zaakceptuje propozycję zainteresowanego w tym przedmiocie) czas wolny. Dodatki za przekroczenia średniotygodniowe stwierdza się zaś na koniec okresu rozliczeniowego i opłaca wraz z wypłatą wynagrodzenia za ten miesiąc (wówczas stają się wymagalne). Wydaje się, że w tym kontekście ustalenie okresu rozliczeniowego na przełomie miesięcy staje się zaletą, gdyż jest więcej czasu na dokonanie rozliczeń.

Zwracamy uwagę! Rozkład czasu pracy oraz jego wykonanie należy oprzeć o prawidłowo ustalony wymiar, który oblicza się mnożąc 40 godzin przez liczbę przypadających w nim tygodni, dodając iloczyn 8 godzin i liczby dni tzw. "wystających", przypadających od poniedziałku do piątku, a następnie odejmując 8 godzin za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty (art. 130 K.p.). Na tę metodę nie ma wpływu usytuowanie przyjętego okresu.

Przykład

Stosownie do postanowienia regulaminu pracy w zakładzie obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy rozpoczynający się 15. dnia miesiąca, który trwa od 15 stycznia do 14 kwietnia, od 15 kwietnia do 14 lipca, od 15 lipca do 14 października oraz od 15 października do 14 stycznia.

Wymiar czasu pracy obowiązujący w 2018 r. podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Obecny okres rozliczeniowy liczy 12 tygodni i 5 dni wystających, a ponadto zawiera 1 święto w innym dniu niż niedziela. Należy więc w nim przepracować 512 godzin (40 godz. x 12 tyg. + 8 godz. x 5 dni - 8 godz. x 1 święto).

Jeżeli pracownik przepracuje więcej godzin, nie licząc nadgodzin dobowych, razem z wynagrodzeniem za pracę w kwietniu br. pracodawca będzie zobligowany wypłacić dodatki za nadgodziny średniotygodniowe. Normalne wynagrodzenie za pracę dodatkową (np. po rozkładowej pracy w zwykłym dniu, na skutek wcześniejszego przyjścia do pracy albo w następstwie wezwania do pracy w dniu dla pracownika wolnym), a także dodatki za nadgodziny dobowe należy opłacać na bieżąco. Np. wynagrodzenie za styczeń powinno zawierać "normalne" za wszystkie godziny przepracowane oraz dodatki za nadgodziny dobowe z fragmentu dwóch okresów, poprzedniego (od 1 do 14 stycznia) i bieżącego (od 15 do 31 stycznia).