A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 7 (1050) z dnia 1.03.2020

Niezbędne elementy ewidencji czasu pracy

Czy dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy w ten sposób, że w rocznej tabeli godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zostaną podane tylko raz (np. od godz. 7.00 do 15.00), a w poszczególnych dniach wskazywana będzie tylko liczba godzin pracy (np. 8 godz.) lub określony symbol nieobecności, jeżeli będzie miała miejsce w danym dniu?

Nie, chyba że pracodawca jest uprawniony do prowadzenia uproszczonej ewidencji czasu pracy, co jest dopuszczalne tylko w niektórych przypadkach.

Sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy zasugerowany w pytaniu (tj. bez wyszczególniania godzin pracy) był możliwy w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2018 r. Do tej daty pracodawca ewidencjonował dane dotyczące czasu pracy w karcie ewidencji czasu pracy. Informacje, które należało zamieszczać w tej karcie, określało obowiązujące wówczas rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia, w karcie ewidencji czasu pracy wykazywało się m.in. pracę w poszczególnych dobach (rozporządzenie nie wymagało wskazywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy), w tym przypadającą w niedziele i święta oraz w porze nocnej.

Od 1 stycznia 2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), dalej: rozporządzenie dokumentacyjne. W porównaniu do poprzedniego rozporządzenia, znacznie uściśliło ono i rozbudowało informacje podawane w karcie ewidencji czasu pracy (którą ww. rozporządzenie nazywa ewidencją czasu pracy). Z aktualnego rozporządzenia dokumentacyjnego jednoznacznie wynika, że należy wykazywać liczbę przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej i nadgodzin) oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Konieczne jest również określenie rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionych. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi ponadto podać godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, miejsce jego odbywania i liczbę godzin dyżuru. W przypadku dni wolnych rozporządzenie wymaga wskazania tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w takim dniu czy dzień wolny z tytułu niedzieli lub święta).

W odniesieniu do niektórych pracowników prawo pracy dopuszcza prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie uproszczonej, tj. bez wyszczególniania godzin pracy.

Uproszczona ewidencja czasu pracy może być prowadzona dla pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w nadgodzinach i w porze nocnej (art. 149 § 2 K.p.). Uproszczenie ewidencji czasu pracy polega na niewykazywaniu godzin pracy. Przy czym pracodawca jest zobowiązany wykazywać pozostałe (tj. poza godzinami pracy) elementy tej ewidencji. Musi więc zaznaczać dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu niedzieli, święta czy przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy). W karcie ewidencji obligatoryjnie trzeba też wskazać m.in. przypadki udzielenia zwolnienia od pracy, nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych czy urlopu. Można też ewentualnie rozważyć wykazywanie dni pracy (bez podawania godzin pracy), choć wystarczające w ewidencji uproszczonej jest podanie informacji o dniach wolnych, z których wynikają też dni robocze.

Należy nadmienić, że w karcie ewidencji czasu pracy należy określić system czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, którego dotyczy ewidencja. W przypadku systemu zadaniowego sama informacja o tym systemie uzasadnia zastosowanie ewidencji w wersji uproszczonej. W pozostałych przypadkach, w których taka ewidencja jest stosowana, pracodawca powinien wskazać przypadki pozwalające na jej uproszczenie w tej rubryce ewidencji, która przeznaczona jest na różne uwagi.

Wymagane dane w ewidencji czasu pracy w wersji standardowej

liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczba godzin przepracowanych w porze nocnej i nadliczbowych,
dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
liczba godzin dyżuru oraz godzina jego rozpoczęcia i zakończenia (ze wskazaniem miejsca pełnienia dyżuru),
rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czas pracy pracownika młodocianego przy pracach mu wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.