Gazeta Podatkowa nr 66 (1003) z dnia 19.08.2013

Elastyczny czas pracy po zmianach

Uelastycznienie norm regulujących czas pracy pracowników to postulat, który od dłuższego czasu zgłaszany był przez środowisko pracodawców. Z kolei pracownicy zainteresowani byli taką organizacją czasu pracy, która pozwoliłaby im na dogodne dla nich ustalenie godzin rozpoczynania i kończenia pracy. Odpowiedzią na te potrzeby jest ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie przepisów o czasie pracy, która wchodzi w życie z dniem 23 sierpnia 2013 r. Przewiduje ona wiele istotnych zmian, w tym oczekiwaną przez przedsiębiorców możliwość wprowadzenia przedłużonych, rocznych okresów rozliczeniowych.

Roczne rozliczenie dla wszystkich

W każdym zakładzie zatrudniającym pracowników proces pracy odbywa się w ramach ustalonego przez pracodawcę okresu rozliczeniowego. To w granicach czasowych tego okresu następuje planowanie i rozliczanie czasu pracy. Długość okresów rozliczeniowych przewidziana w Kodeksie pracy jest zróżnicowana. Należy nadmienić, że na gruncie przepisów prawa pracy wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego było możliwe już przed nowelizacją (patrz art. 129 § 2 K.p. przed zmianą), jednak na bardzo zaostrzonych warunkach.

Po zmianie przepisów, co nastąpi na mocy ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 896), zasady stosowania 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego ulegną znacznemu zliberalizowaniu. Od 23 sierpnia 2013 r. będą go mogli stosować wszyscy pracodawcy w każdym bez wyjątku systemie czasu pracy, o ile jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub organizacyjnymi. Konieczne jednak będzie spełnienie przez pracodawcę określonych wymogów formalnych, do których należą:

• wprowadzenie zapisu o stosowaniu rocznego okresu rozliczeniowego do układu zbiorowego pracy lub, jeżeli pracodawca nie jest objęty takim układem,
   
• zawarcie porozumienia z zakładową organizacją związkową lub, w razie jej braku,
   
• zawarcie porozumienia z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy (zmieniony art. 150 § 3 K.p.).

Zgodnie z nowelizacją, w analogiczny sposób należy wprowadzać w firmie przerywany system czasu pracy.

W przypadku gdy stroną do rozmów jest zakładowa organizacja związkowa, pracodawca nie musi się martwić o wyłonienie jej składu. Kodeks pracy wymaga jednak poczynienia konkretnych uzgodnień, co oznacza, że bez akceptacji związków pracodawca nie skorzysta z dobrodziejstwa rocznego okresu rozliczeniowego. Jeżeli zakładowych organizacji jest więcej niż jedna i nie mogą one dojść między sobą do porozumienia, wówczas partnerem do rozmów z pracodawcą będzie organizacja reprezentatywna w rozumieniu art. 241^25a K.p.

W sytuacji gdy w danym zakładzie nie funkcjonują związki zawodowe, stroną do rozmów w sprawie porozumienia o wprowadzeniu rocznego okresu rozliczeniowego są przedstawiciele pracowników wyłonieni w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Utarta praktyka postępowania w tym zakresie może być różna, niemniej odpowiednią formą wyłonienia wspomnianych przedstawicieli wydają się wybory (tryb przeprowadzenia wyborów przedstawia ramka poniżej). Pracodawca decydując się na taką formę wyłonienia przedstawicieli pracowników musi pamiętać, że głosujący pracownik powinien mieć zapewnioną anonimowość jak też, że nie może być przymuszany do udziału w wyborach.

Ruchomy rozkład bez nadgodzin

Następną "nowością" oczekiwaną szczególnie przez pracowników jest wprowadzenie ruchomego czasu pracy.

W aktualnym jeszcze stanie prawnym stosowanie ruchomego czasu pracy było dyskusyjne, przeciwko takiemu rozwiązaniu wypowiadała się m.in. Państwowa Inspekcja Pracy. Od 23 sierpnia br. przepisy wprost przewidują możliwość wprowadzenia takiego rozkładu, ustalając dwie formy ruchomej organizacji czasu pracy polegające na:

• ustaleniu w rozkładzie czasu pracy różnych godzin rozpoczynania pracy w dniach, które są dla pracownika robocze,
   
• określeniu przedziału czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu dla pracownika roboczym.

Praca w ramach ruchomego rozkładu nie może przy tym powodować naruszenia odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Znowelizowany Kodeks pracy przewiduje dwa sposoby wprowadzenia ruchomego rozkładu czasu pracy. Pierwszy jest analogiczny do trybu wprowadzania rocznego okresu rozliczeniowego, określonego w zmienianym art. 150 § 3 K.p. Drugi sposób jest prostszy, bo wymaga tylko pisemnego wniosku od zainteresowanego pracownika (art. 150 § 5 K.p. po zmianie).

Ponowne podjęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej w ramach ruchomego czasu pracy nie będzie pracą w
nadgodzinach.

Kiedy nie trzeba tworzyć rozkładów?

W stanie prawnym przed nowelizacją ustawodawca nie regulował zasad tworzenia rozkładów czasu pracy dla ogółu pracowników, ograniczając się jedynie do unormowania tych kwestii w odniesieniu do wyodrębnionych grup (np. kierowców). Większość pracodawców w zakresie ustalania rozkładów i harmonogramów kierowała się więc raczej utartą praktyką niż przepisem. Ustawa nowelizująca zmienia ten stan rzeczy wprowadzając po raz pierwszy ogólne regulacje dotyczące tworzenia rozkładów (harmonogramów).

Wprowadzono zasadę, że mogą być one tworzone w formie pisemnej lub elektronicznej oraz że nie muszą obejmować całego okresu rozliczeniowego. Przy czym minimalny okres objęty rozkładem czasu pracy wynosi 1 miesiąc. Pracownik powinien otrzymać swój rozkład czasu pracy na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który został ustalony dany rozkład.

Pracodawca w niektórych okolicznościach będzie jednak zwolniony z obowiązku tworzenia rozkładów. Dotyczy to sytuacji, w której:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę,
   
• pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z podstawowych norm czasu pracy; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
   
• na pisemny wniosek pracownika stosowany jest ruchomy rozkład czasu pracy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

Ustawa nowelizująca uregulowała sytuację pracownika, który, ze względu na przyjęty rozkład czasu pracy, nie miał obowiązku wykonywania pracy w danym miesiącu. W takim przypadku ma on prawo do wynagrodzenia w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w ramach niepełnego etatu, wynagrodzenie gwarancyjne ustala się w wysokości proporcjonalnej. Odniesiono się też do kwestii biegu okresu rozliczeniowego wprowadzonego jeszcze przed zmianą przepisów. Zgodnie z art. 3 nowelizacji, okresy te kończą się z upływem czasu, na jaki były ustalone. Pracodawca nie może więc przerwać biegnącego już okresu rozliczeniowego (np. 4-miesięcznego) w celu wprowadzenia dłuższego okresu rocznego.

Kopię porozumienia o stosowaniu rocznego okresu rozliczeniowego przekazuje się okręgowemu inspektorowi pracy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia.

"Odpracowanie" bez przekroczenia normy

Od wielu lat sprawą dyskusyjną w prawie pracy był problem przekroczenia dobowej normy czasu pracy "przy okazji" odpracowania wyjść prywatnych. Państwowa Inspekcja Pracy stała na stanowisku, iż pozostanie po godzinach w ramach odpracowania prywatnego wyjścia z pracy w innym dniu niż miało miejsce to wyjście, powoduje wystąpienie nadgodzin. Powszechna w zakładach pracy praktyka "odrabiania" zwolnień od pracy udzielonych pracownikowi w celach prywatnych mogła więc narażać pracodawców na wytyki ze strony inspektorów pracy w razie ewentualnej kontroli.

Zmiany wprowadzone od 23 sierpnia 2013 r. definitywnie rozstrzygają tę sporną kwestię stanowiąc, iż nie jest pracą w nadgodzinach czas odpracowania wyjścia prywatnego, udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek (art. 151 § 2¹ K.p. po zmianach). Ponieważ przepis wspomina o formie pisemnej wniosku, warto aby pracodawcy przestrzegali praktyki pisemnego wnioskowania przez pracownika o udzielenie zwolnienia w celach prywatnych. Wnioski o zgodę na "wyjście prywatne" składane ustnie, co jest często spotykane w zakładach pracy, mogą być bowiem formalną przeszkodą dla wykazania, że w dniu odpracowania nie wystąpiły nadgodziny.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)