Gazeta Podatkowa nr 102 (1039) z dnia 23.12.2013

Jak ułożyć harmonogram czasu pracy?

Od niedawna w Kodeksie pracy obowiązuje regulacja dotycząca formalnych kwestii związanych ze sporządzaniem rozkładów czasu pracy dla ogółu zatrudnionych. Niezależnie od obowiązku jej przestrzegania pracodawca układając rozkład (harmonogram) jest też obowiązany stosować przepisy z zakresu czasu pracy.

Tworzenie rozkładów czasu pracy

Zaplanowanie czasu pracy pracowników, które znajdują odzwierciedlenie w harmonogramie czasu pracy, odbywa się zgodnie z zasadami czasu pracy obowiązującymi w danym systemie czasu pracy oraz z uwzględnieniem obowiązujących odpoczynków. Podstawą do sporządzenia grafiku jest prawidłowo obliczony wymiar czasu pracy obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym.

Istotne do celów rozliczania czasu pracy pracownika (a także tworzenia rozkładów) są dwie definicje: doby i tygodnia. Przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Natomiast tydzień oznacza 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 K.p.).

Normy, wymiar i odpoczynki

Podstawowe normy czasu pracy określa art. 129 § 1 K.p. W myśl tej regulacji czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Norma dobowa ma więc charakter sztywny, a tygodniowa elastyczny.

Przepis art. 131 § 1 K.p. ustanawia maksymalny tygodniowy czas pracy. Łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może on przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Oznacza to, że przeciętnie w tygodniu może przypadać 8 nadgodzin.

Rozkłady czasu pracy ustalane są na podstawie wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym, który oblicza się na podstawie art. 130 K.p.

Prawidłowo sporządzony rozkład czasu pracy zapewnia pracownikowi w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego (art. 132 i 133 K.p.). Tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może być skrócony maksymalnie do 24 godzin. W przypadku:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
   
• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
   
• zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem.

Rozkład w systemie równoważnym

Przepisy Kodeksu pracy przewidują 3 warianty systemu równoważnego, w którym przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Dopuszczalne jest w nim przedłużenie, w określonych sytuacjach, dniówki roboczej do 12, 16 lub 24 godzin. W przypadku pracy w systemie równoważnym, w którym dniówka może być przedłużona do 16 lub do 24 godzin, bezpośrednio po każdym okresie pracy w takim przedłużonym wymiarze pracownikowi przysługuje odpoczynek przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin, niezależnie od 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. W dniach pracy 12-godzinnej obowiązuje odpoczynek dobowy wynoszący co najmniej 11 godzin.

Organizacja czasu pracy przewidująca pracę na zmiany pozwala na zatrudnianie pracowników w niedziele i święta (art. 151¹⁰ pkt 3 K.p.). W każdym systemie czasu pracy, jeżeli przewiduje on rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom zapewnia się łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie (art. 147 K.p.).

Ponadto pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy (z wyjątkiem pracownika zatrudnionego w systemie weekendowym). Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele i święta należy zapewnić inny dzień wolny od pracy:

• za pracę w niedzielę - w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeśli nie jest to możliwe - do końca okresu rozliczeniowego,
   
• za pracę w święto - w ciągu okresu rozliczeniowego (art. 151¹¹ K.p.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)