Zakładowe grafiki czasu pracy

Jednym z głównych zadań pracodawcy jest ustalenie organizacji pracy na poziomie zakładu. Ważnym elementem tej organizacji są rozkłady czasu pracy, w niektórych systemach przybierające postać harmonogramów, zwanych też grafikami czasu pracy. W określonych przypadkach nie ma konieczności ich ustalania, niekiedy zaś regulacje odrębne w sposób rygorystyczny wymagają ich utworzenia na okres wskazany w przepisach ustawowych.

Pisemny rozkład nie zawsze potrzebny

Każdego pracownika dotyczą określone normy czasu pracy, okresy odpoczynków, wymiar czasu pracy oraz inne zasady wynikające z przepisów o czasie pracy. Wszystkie te dane, w szczególności obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy, powinny znaleźć odzwierciedlenie w rozkładzie czasu pracy. Jest on pewnym sposobem rozłożenia wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika na dni i godziny. Graficzną formą takiego rozkładu jest harmonogram (grafik), który sporządza się indywidualnie dla każdego pracownika lub dla ich grupy. Nie zawsze jednak takie "rozpisanie" pracy w ramach rozkładu jest potrzebne. Nie ma takiej konieczności, jeżeli pracownicy zatrudnieni są w tzw. systemie podstawowym, przy stałych dniach i godzinach pracy. Wynika to z treści art. 129 § 4 K.p., który uchyla obowiązek tworzenia rozkładów czasu pracy w sytuacjach, gdy:

rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy (powszechnie obowiązującego lub zakładowego), z obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę,
praca wykonywana jest w systemie zadaniowym,
na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy lub również na jego pisemny wniosek pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Rozkład czasu pracy wynikający z przepisów powszechnie obowiązujących najczęściej przybiera postać wspomnianego już tzw. systemu podstawowego. Wyraża się on w świadczeniu pracy przez 5 dni w tygodniu, przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej i sobocie (najczęściej), jako dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Taka organizacja czasu pracy nie wymaga od pracodawcy układania grafików, choć może to być konieczne, jeżeli w ramach wspomnianego systemu pracownicy są zatrudnieni na zmiany.

Jeżeli sposób wykonywania pracy w zakładzie wymaga tworzenia pisemnych grafików, pracodawca powinien przy ich układaniu stosować ogólne regulacje kodeksowe lub odrębne, jeżeli takie przepisy mają zastosowanie (patrz tabela). W myśl przepisów Kodeksu pracy, dotyczących ogółu pracowników, rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Okres, na który jest sporządzony rozkład, nie musi pokrywać się z okresem rozliczeniowym, niemniej musi obejmować co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca jest zobowiązany przekazać go pracownikowi przynajmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został ustalony rozkład. Uregulowania kodeksowe nie wskazują, na jakie maksymalnie okresy mogą być tworzone rozkłady. Górną granicę wyznacza więc okres rozliczeniowy obowiązujący daną grupę pracowników.

W regulaminie albo w obwieszczeniu

Obowiązujące w danej firmie rozkłady czasu pracy powinny być określone w przepisach zakładowych - układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub, z uwagi na zatrudnianie poniżej 20 pracowników, nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, odpowiednie zapisy umieszcza w obwieszczeniu o systemach i rozkładach czasu pracy. Podstawą prawną do jego wydania jest art. 150 K.p., który jednocześnie przewiduje odrębną procedurę wprowadzania jednego typu rozkładu. Mianowicie ruchomy rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ K.p., wprowadza się:

w układzie zbiorowym lub, jeżeli firma nie posiada układu,
w porozumieniu z zakładową organizacją związkową (przedstawicielami pracowników) bądź
na indywidualny wniosek pracownika (art. 150 § 3 i 5 K.p.).

Ponadto indywidualny rozkład czasu pracy przewidziany w art. 142 K.p. wprowadza się, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, na podstawie pisemnego wniosku pracownika.

Zmiana rozkładu nie taka łatwa

Organizacja czasu pracy generalnie należy do uprawnień władczych pracodawcy, co oznacza, że może on dobierać i kształtować konkretne systemy i rozkłady czasu pracy tak, aby możliwie najlepiej odpowiadały potrzebom zakładu pracy. Nie oznacza to jednak zupełnej dowolności pracodawcy w tworzeniu i zmianie rozkładów. Pracownik nie powinien być zaskakiwany nagłymi zmianami w ustalonym już uprzednio planie pracy. Modyfikacja rozkładu powinna więc być uzasadniona obiektywnymi i poważnymi przyczynami (np. choroba pracownika czy inna jego nieobecność powodująca konieczność zastępstwa. Należy zasygnalizować, iż w piśmiennictwie z zakresu prawa pracy prezentowany jest pogląd, iż w razie gdy rozkład czasu pracy ustalony jest sztywno (np. praca od poniedziałku do piątku, przy wolnej sobocie), zmiana rozkładu pracownika wymaga zmiany regulaminu pracy lub obwieszczenia.

Rozkłady czasu pracy na odrębnych zasadach
Grupa zawodowa	Okres, na który ustala się rozkład
pracownicy zatrudnieni na stanowisku kierowcy, wykonujący przewozy regularne osób na trasach do i powyżej 50 km	przy przewozie regularnym osób do 50 km - na co najmniej miesiąc, przy przewozie regularnym osób wyłącznie powyżej 50 km (jeżeli kierowca zatrudniony jest w systemie równoważnym, podstawowym lub przerywanym) - nie krócej niż na 2 tygodnie, przy zatrudnieniu w systemie mieszanym (niezależnie od rodzaju przewozu) - co najmniej miesiąc, (art. 11, 19 i 31e ustawy o czasie pracy kierowców - Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.)
pracownicy podmiotów leczniczych (m.in. publicznych i niepublicznych zoz), wykonujący pracę w systemie równoważnym	okres objęty rozkładem musi pokrywać się z okresem rozliczeniowym (od 1 do 4 miesięcy) (art. 94 ust. 3 ustawy o działalności leczniczej - Dz. U. z 2013 r. poz. 217 ze zm.)
pracownicy instytucji kultury	nie krótszy niż 2 tygodnie (art. 26b ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406)