Czas pracy w rocznym okresie rozliczeniowym

Roczne okresy rozliczeniowe, wprowadzone pierwotnie jako jedno z rozwiązań pakietu antykryzysowego, są chętnie stosowane przez pracodawców, dla których istotna jest możliwość elastycznego układania rozkładów czasu pracy. Tak długi okres rozliczeniowy ma wiele zalet. Oprócz możliwości rozłożenia pracy w ramach roku kalendarzowego pozwala bowiem na "opóźnione" rozliczenie pracy nadliczbowej. Nie musi też nakładać się na rok kalendarzowy, ale może przypadać na przełomie lat.

Roczny grafik z podziałem na miesiące

Okres rozliczeniowy nie jest zdefiniowany w prawie pracy. Można go jednak określić jako wyznaczony przez pracodawcę (lub wprost przez przepisy) przedział czasu, w granicach którego ustalany jest wymiar oraz rozkład czasu pracy danego pracownika. Długość okresu rozliczeniowego może wynosić nawet 12 miesięcy.

Kodeks pracy nie wprowadza wygórowanych przesłanek wprowadzenia takiego okresu. Pracodawca może go wdrożyć w każdym systemie czasu pracy, o ile tylko jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy (art. 129 § 2 K.p.). Po zakończeniu tego okresu, a więc dopiero z upływem roku, pracodawca jest zobowiązany dokonać rozliczenia faktycznie wykonanej w tym okresie pracy, a w szczególności rozliczyć pracę nadliczbową.

Zalety rocznego okresu rozliczeniowego widoczne są zwłaszcza przy rekompensowaniu pracy ponad normę lub przedłużony wymiar dobowy. Termin udzielenia pracownikowi czasu wolnego za nadgodziny z przekroczenia dobowego może być bowiem wyznaczony w znacznym oddaleniu od miesiąca, w którym te nadgodziny wystąpiły. Wystarczy, że pracodawca najpóźniej przy wypłacie wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły przekroczenia dobowe, postanowi, że zostaną one zrekompensowane czasem wolnym (a nie dodatkiem) w późniejszym miesiącu okresu rozliczeniowego (art. 151² § 2 K.p.). Może to wówczas nastąpić nawet w ostatnim, dwunastym miesiącu tego okresu (przykład 1). Również przekroczenia średniotygodniowe rozliczane będą dopiero na koniec tego okresu.

Analogicznie sytuacja wygląda przy oddawaniu dni wolnych za pracę w niedzielę, święto, dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy lub za święto przypadające w takim dniu. Oddanie dnia wolnego powinno ostatecznie nastąpić do końca danego okresu rozliczeniowego, a więc pracodawca stosujący roczny okres rozliczeniowy zyskuje dużo czasu na dokonanie tych czynności. Ma on przy tym możliwość ustalenia rozkładu w ramach tak długiego okresu rozliczeniowego z podziałem na krótsze, ale trwające minimum miesiąc, odcinki czasu (art. 129 § 3 K.p.).

Późniejszy bilans z pensją gwarantowaną

Możliwość zaplanowania pracy w przedziale roku kalendarzowego może prowadzić do sytuacji, w której w niektórych miesiącach tego roku (lub w jednym miesiącu) pracownicy w ogóle nie będą mieli przewidzianej pracy. W takich przypadkach Kodeks pracy wprowadza regulacje ochronne. Wynika z nich, że za miesiące przypadające w ramach rocznego okresu rozliczeniowego, w których nie zaplanowano pracy, pracownik wynagradzany stawką godzinową zachowuje prawo do wynagrodzenia minimalnego (art. 129 § 5 K.p.). Natomiast pracownik wynagradzany według stałej stawki miesięcznej otrzyma wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę (przykład 2).

Rozliczenie przed upływem terminu

Czasami pracodawca jest zmuszony rozliczyć czas pracy w skróconym okresie rozliczeniowym. Następuje to w razie ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego. W takim przypadku pracownikowi, zgodnie z art. 151⁶ § 1 K.p., oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje prawo do dodatku, o którym mowa w art. 151¹ § 1 K.p. - jeżeli w skróconym okresie rozliczeniowym przekroczył normy czasu pracy, zarówno dobową, jak i przeciętnie tygodniową. Regulację tę stosuje się odpowiednio w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego.

W celu rozliczenia pracy w skróconym z konieczności okresie rozliczeniowym, pracodawca w pierwszej kolejności ustala liczbę godzin pracy dla takiego skróconego okresu, stosując przy tym metodykę wynikającą z art. 130 K.p. Następnie sprawdza, czy doszło do naruszenia normy średniotygodniowej. Tego ustalenia dokonuje poprzez porównanie czasu faktycznie przepracowanego i obowiązującego nominalnie wymiaru. W sytuacji wystąpienia przekroczeń średniotygodniowych należy je odpowiednio zrekompensować.

Przykład 1

W firmie obowiązuje roczny okres rozliczeniowy przypadający na rok kalendarzowy. W styczniu 2014 r. pracownicy działu produkcyjnego wobec zwiększonej ilości zamówień (co następuje cyklicznie w pierwszym miesiącu każdego roku) pracowali w nadgodzinach z przekroczenia dobowego. Pracowali również w sobotę (w granicach 8-godzinnej normy dobowej), która w zakładzie jest dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Pracodawca do terminu wypłaty za styczeń br. podjął decyzję (i zakomunikował ją pracownikom), że praca z przekroczenia dobowego zostanie zrekompensowana czasem wolnym (w proporcji 1 : 1,5) w grudniu br. Zwalnia to pracodawcę z obowiązku wypłaty dodatku za tę pracę. Analogiczna decyzja zapadła co do terminu oddania dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Przykład 2

Pracownicy działu produkcji wynagradzani są stawką godzinową. Pracodawca wprowadził w tym dziale roczny okres rozliczeniowy (w ramach jednego zakładu pracy mogą występować okresy rozliczeniowe o różnych długościach) i ustalił, że w ramach tego rozkładu w miesiącach lipiec - sierpień br., na które przypada sezonowe spowolnienie działalności firmy, nie będzie wykonywana praca. W miesiącach tych, pomimo nieprzepracowania ani jednej godziny, pracownicy otrzymali jednak wynagrodzenie minimalne.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)