Organizacja czasu pracy w przypadku wystąpienia pracy nadliczbowej, prywatnego wyjścia z pracy i podróży służbowej

Jak zorganizować, a następnie rozliczyć czas pracy pracownika zatrudnionego w organizacji podstawowej, jeśli w tym samym miesiącu wystąpiły klasyczne nadgodziny dobowe, wcześniejsze rozpoczęcie pracy, wyjście prywatne oraz podróż służbowa?

Organizacja czasu pracy, a następnie jego rozliczanie muszą uwzględniać wszystkie obowiązujące w tym zakresie przepisy. W okolicznościach wskazanych w pytaniu należy mieć przede wszystkim na uwadze, że:

rozkład czasu pracy powinien uwzględniać wymiar czasu pracy obliczony zgodnie z art. 130 K.p.,
zaplanowany dobowy czas pracy nie może przekraczać normy dobowej albo (gdy pracownik jest objęty szczególnym systemem lub rozkładem czasu pracy) przedłużonego wymiaru dobowego,
dla celów rozliczania czasu pracy przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
nie zawsze przyjście do pracy o godzinie wcześniejszej niż w poprzedniej dobie kalendarzowej (a więc jeszcze w tej samej dobie rozkładowej) generuje pracę nadliczbową; można tego uniknąć wprowadzając ruchomą organizację pracy, o której mowa w art. 140¹ K.p.,
rozkład czasu pracy podlega międzyokresowym korektom (modyfikacjom) tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy o charakterze powszechnym lub wewnętrznym, np. z powodu oddania czasu wolnego za nadgodziny (por. pismo GIP z dnia 6 kwietnia 2009 r., znak: GPP-417-4560-19/09/PE/RP oraz MPiPS z dnia 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników),
pracodawca "oddaje" czas wolny za nadgodziny dobowe w relacji 1,5:1 i w tym samym okresie rozliczeniowym z zachowaniem przez pracownika prawa do pełnego wynagrodzenia miesięcznego; gdy z wnioskiem o czas wolny wystąpi pracownik - w stosunku 1:1, a gwarancja pełnego wynagrodzenia nie obowiązuje, ustawodawca nie zakreślił też terminu realizacji tego uprawnienia,
decyzja w sprawie oddania wolnego za nadgodziny powinna zapaść do dnia wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc, w innym przypadku należy wypłacić dodatki (por. pismo GIP z dnia 21 kwietnia 2009 r., znak: GPP-306-4560-32/09/PE/RP),
podróż służbowa stanowi czas pracy tylko w zakresie na jaki przypada wykonywanie zadania, pozostałe części podróży (np. przemieszczanie się, oczekiwanie na podjęcie zadania) zalicza się do czasu pracy tylko wówczas, gdy przypadają na rozkładową dniówkę,
za pracę w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, niezależnie od tego jak długo trwała, należy pracownikowi udzielić innego dnia wolnego,
ostatecznego rozliczenia czasu pracy dokonuje się na koniec okresu rozliczeniowego; gdy jest on dłuższy niż miesiąc, godziny przepracowane pozaplanowo opłaca się co najmniej normalnym wynagrodzeniem razem z wynagrodzeniem za bieżący miesiąc, a gdy generują przekroczenia dobowe, które nie zostaną skompensowane czasem wolnym, także dodatkami do wynagrodzenia (por. stanowisko GIP wskazane na poprzedniej stronie).

Powyższe przeanalizujemy na przykładzie.

Założenia

Pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰, w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. W dniach:

3 lutego pracował dodatkowo od 16⁰⁰ do 19⁰⁰,
12 lutego pracował od 6⁰⁰ do 14⁰⁰,
14 lutego przebywał w podróży służbowej od 6⁰⁰ do 19⁰⁰,
20 lutego korzystał z czasu wolnego od 8⁰⁰ do 10⁰⁰.

Analiza

1) Praca między 16⁰⁰ a 19⁰⁰ w dniu 3 lutego stanowiła dla pracownika klasyczną pracę nadliczbową. Normalne wynagrodzenie za te godziny należało wypłacić razem z wynagrodzeniem za luty. W ramach rekompensaty za dodatkową pracę pracodawca mógł oddać pracownikowi czas wolny w proporcji 1,5:1, czyli w wymiarze 4,5 godziny, do końca bieżącego okresu rozliczeniowego, albo na wniosek pracownika w proporcji 1:1 w dowolnym terminie. W obydwu przypadkach decyzja powinna zapaść do końca lutego, a w przeciwnym razie razem z wynagrodzeniem za luty należało wypłacić 50% dodatki.

2) Jeżeli pracodawca wprowadził organizację ruchomą, to praca pomiędzy 6⁰⁰ i 8⁰⁰ w dniu 12 lutego mogła stanowić zwykłą pracę rozkładową. W innym przypadku pierwsze dwie godziny przypadły na poprzednią dobę rozliczeniową i stanowiły przekroczenie dobowe, które powinno być kompensowane na zasadach wskazanych w pkt 1, a ponadto nastąpiło niedopracowanie wymiaru o 2 godziny wynikające z nieprzepracowania przedziału od 14⁰⁰ do 16⁰⁰.

3) Podróż służbowa, która miała miejsce 14 lutego, ze względu na fakt, że wystąpiła w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy powinna skutkować oddaniem pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Wynagrodzenie za luty powinno uwzględniać przynajmniej normalne wynagrodzenie za godziny zaliczane do czasu pracy podczas podróży służbowej. Gdyby czas pracy w tym dniu przekroczył normę dobową (z poprzedniej lub bieżącej doby), to przekroczenia te należy kompensować jak w pkt 1.

4) Jeżeli czas wolny od 8⁰⁰ do 10⁰⁰ przypadający 20 lutego został udzielony na wniosek pracownika w sprawie rekompensaty części nadgodzin z 3 lutego albo całości z 12 lutego, to należy to działanie uznać za prawidłowe, skutkujące zniesieniem obowiązku wypłaty dodatków za dwie godziny przekroczenia dobowego. Jeśli było to tzw. wyjście prywatne, to o ile nastąpiło na pisemny wniosek pracownika, można go zobowiązać do jego odpracowania, a czas nieprzepracowany uznać za niepłatny.