Jak ewidencjonować czas pracy w firmie?

Zatrudnianie pracowników w ramach stosunku pracy obliguje pracodawcę do wypłaty wynagrodzenia za wykonaną pracę. Jego ustalenia dokonuje się w oparciu o liczbę przepracowanych godzin. Podstawą naliczenia wynagrodzenia jest prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy danego pracownika, która odzwierciedla czas i porę wykonywania przez niego pracy, a także okresy absencji w pracy. Obowiązek jej prowadzenia jest niezależny od liczby zatrudnionych pracowników.

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca jest zobowiązany, na mocy art. 149 § 1 K.p., do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy, służącej prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ustawodawca ograniczył zakres ewidencji czasu pracy w przypadku niektórych grup zatrudnionych. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin ich pracy. Dokumentuje się jednak w tej ewidencji ich czas pracy w pozostałym zakresie. Na żądanie pracownika pracodawca jest zobligowany udostępnić mu ewidencję do wglądu.

Wymogi odnośnie karty ewidencji czasu pracy określa § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.). Musi ona swoim zakresem obejmować:

pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
dyżury, urlopy,
zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Dodatkowe wymogi ewidencyjne dotyczą pracowników młodocianych. W stosunku do tej grupy zatrudnionych ewidencja czasu pracy obejmuje także czas pracy przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Wzór karty ewidencji czasu pracy dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Zazwyczaj sporządzanie ewidencji czasu pracy odbywa się w oparciu o listy obecności i rozkłady czy grafiki czasu pracy pracowników. Przy czym przepisy z zakresu prawa pracy nie ustalają wzoru formularza ewidencji czasu pracy. Pracodawcy mają więc obowiązek sporządzić ją we własnym zakresie, biorąc pod uwagę zasady wykonywania pracy w zakładzie. Dopuszczalna jest elektroniczna wersja ewidencji czasu pracy.

W przepisach z zakresu prawa pracy nie określono długości okresów, na które powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. Decyzję w tym zakresie pozostawiono pracodawcy, o czym informuje PIP na stronie internetowej www.pip.gov.pl. Zatem ewidencja czasu pracy może obejmować miesięczne okresy, ale także kwartalne czy roczne, w zależności od potrzeb danego pracodawcy. Ma ona przy tym umożliwiać ustalenie m.in. należnego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach.

Lista obecności

Z żadnego przepisu prawa pracy nie wynika powinność stosowania w zakładzie list obecności, które stanowiłyby potwierdzenie przybycia i obecności pracownika w pracy. W obecnych czasach coraz częściej stosuje się w tym celu inne sposoby, jak choćby karty elektroniczne lub logowanie się do systemu informatycznego. Jednak część pracodawców nadal prowadzi listy obecności. Ze względu na brak wzoru takiej listy w przepisach prawa pracy, podobnie jak ma to miejsce w przypadku ewidencji czasu pracy, pracodawcy samodzielnie muszą opracować wzór takiego dokumentu. Może on zawierać tylko podstawowe informacje, jak czas przybycia i opuszczenia pracy przez pracownika, ale może też mieć bardziej szczegółową formę, w której odnotowywane byłyby także wszystkie absencje oraz praca ponadnormatywna. Lista obecności jest też dobrym środkiem dowodowym w razie sporu z pracownikiem odnośnie czasu pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99).

Co istotne, lista obecności pracownika w pracy generalnie nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy. Może pełnić rolę tego dokumentu tylko w sytuacji, gdy swoim zakresem będzie obejmowała wszystkie dane określone dla ewidencji czasu pracy, wskazane w § 8 powołanego rozporządzenia.

Przykładowy wzór miesięcznej karty ewidencji czasu pracy