Czy zarządzenie wydane przez pracodawcę może naruszać przepisy powszechne o czasie pracy?

W spółce funkcjonują regulamin pracy oraz wewnętrzne zarządzenia, które szczegółowo określają zasady organizacji czasu pracy, w tym "Zasady polecania i rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia normy dobowej i średniotygodniowej, w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym". Celem części postanowień tych aktów jest uniknięcie samowolnego generowania nadgodzin przez pełnoetatowych pracowników na stanowiskach nierobotniczych. Stąd praca powyżej 8 godzin wymaga uzyskania zgody przełożonego (telefonicznie lub mailowo, potwierdzanej następnego dnia roboczego na piśmie). Każda pierwsza pełna godzina powyżej 8 godzin, a następnie każde kolejne pół godziny stanowi pracę w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie i dopłata lub rekompensata czasem wolnym w wymiarze półtorakrotnym lub jednokrotnym. Niektórzy pracownicy zarzucają zarządzeniu naruszanie przepisów o czasie pracy. Czy słusznie?

Do obowiązków pracodawcy należy organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy (art. 94 pkt 2 K.p.). W związku z tym określa organizację pracy i porządek w zakładzie pracy, a także wynikające stąd prawa i obowiązki w układzie zbiorowym pracy, a gdy nie jest nim objęty - w regulaminie pracy (art. 104 K.p.). Jeśli nie obowiązuje go żaden z powyższych dokumentów, może w tym zakresie wydawać polecenia lub stosować zwyczaj (por. wyrok SN z 23 października 2003 r., sygn. akt I PK 425/02, OSNP 2004/20/345). Jest jednak zobowiązany do wskazania:

pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności w pracy - w informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej każdemu pracownikowi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 in fine K.p.),
systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych - w obwieszczeniu (art. 150 § 1 K.p.).

Gdy pracodawca wdrożył regulamin pracy (jak Czytelnik) powyższe dane, zgodnie z art. 104¹ § 1 K.p., zamieszcza w jego postanowieniach. Ma także prawo uregulować w nim inne zagadnienia związane z organizacją czasu pracy, np. tryb i formę wydawania polecenia wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych oraz w dniach wolnych od pracy. Jasne reguły organizacji i porządku pracy mogą ograniczyć zjawisko tzw. anomii pracowniczej (np. pozorowanie pracy czy kradzież). W psychologii pracy określa się ją jako stan bezprawia na terenie zakładu pracy prowadzący do wyrządzenia szkody prawodawcy (por. Kodeks pracy, Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk, C.H. Beck 2020, kom. do art. 108).

Zwracamy uwagę! W myśl art. 9 § 2 i 3 K.p., postanowienia regulaminów (w tym regulaminu pracy) nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych, przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Z kolei według art. 18 § 1 K.p., postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Postanowienia te są nieważne, a jeśli wystąpią, zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 § 2 K.p.).

Regulamin pracy stanowi źródło prawa w rozumieniu art. 9 § 1 K.p., ponieważ szczegółowo określa prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z organizacją i porządkiem w zakładzie pracy. Takiego statusu nie mają zarządzenia pracodawcy, które są oświadczeniami jego woli (por. m.in. wyroki SN z 5 czerwca 2007 r., sygn. akt III PK 17/07 i z 9 czerwca 2016 r., sygn. akt III PK 134/15, a także wyrok SO w Gorzowie Wielkopolskim z 4 kwietnia 2017 r., sygn. akt VI Pa 108/16).

Możliwość wprowadzania zarządzeń wewnątrzzakładowych u danego pracodawcy wynika z jego ogólnych uprawnień do określania organizacji i porządku w zakładzie pracy oraz wydawania pracownikom poleceń służbowych, o jakich mowa w art. 100 § 1 K.p. (dotyczą pracy i nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę). Polecenia mogą przyjąć sformalizowaną postać zarządzenia przewidującego obowiązek przestrzegania przez pracownika określonych procedur (por. wyrok SN z 4 czerwca 2008 r., sygn. akt II PK 323/07, OSNP 2009/21-22/276). Do tej kategorii można zaliczyć wymienione przez Czytelnika. Nie przesądza to o zgodności ich zapisów z przepisami prawa pracy.

Ważne: Zarządzenie pracodawcy może przyznawać pracownikom dodatkowe uprawnienia i po choćby domniemanej ich zgodzie stać się częścią treści stosunku pracy, co nie narusza art. 18 K.p. (por. ww. wyrok SN z 5 czerwca 2007 r.).

Praca w godzinach nadliczbowych to praca powyżej podstawowych norm czasu pracy i przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, wynikającego z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, z powodu:

konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 151 § 1 K.p.).

Jest dozwolona w takich okolicznościach, bez względu na stosowany system czasu pracy, tylko za wiedzą i zgodą (przynajmniej dorozumianą) pracodawcy (por. m.in. wyroki SN z 7 lutego 2001 r., sygn. akt I PKN 244/00, OSNP 2002/21/520 i z 26 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 667/99, OSNP 2001/22/662). Czytelnik mógł zatem ustalić procedurę pozyskiwania zgody na pracę w nadgodzinach w zarządzeniu, jeśli nie uczynił tego w regulaminie pracy. Dzięki niej nie dopuszcza do samowolnego generowania nadgodzin przez pracowników. Gdyby pracownicy podejmowali takie próby np. z powodu braku umiejętności lub mało wydajnej pracy rozkładowej, to praca w tych warunkach nie mogłaby być kwalifikowana jako nadliczbowa (por. wyrok SN z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 377/03, OSNP 2004/24/422).

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości 50% lub 100% wynagrodzenia - w zależności od pory i rodzaju dnia, w którym była wykonywana (art. 151¹ § 1 i 2 K.p.). Może też być rekompensowana czasem wolnym w wymiarze:

identycznym co wymiar pracy w nadgodzinach - gdy jest udzielany na wniosek pracownika,
o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych - jeśli pracodawca udziela go z własnej inicjatywy (art. 151² K.p.).

Zakładając, że wymieniona przez Czytelnika dopłata to odpowiednik dodatku, należy uznać, że postanowienia zarządzenia w części klasyfikacji i gratyfikacji za pierwsze 1,5 godziny pracy nadliczbowej są zbliżone do kodeksowych. Wątpliwości budzi rekompensata czasem wolnym w wymiarze jednokrotnym, co jest prawidłowe tylko gdy następuje z inicjatywy pracownika. W pozostałym zakresie nie można postawić zarzutu naruszenia regulacji o czasie pracy, chyba że Czytelnik nie przedstawił wszystkich informacji, które mogłyby tę ocenę zmienić. W tym kontekście pojawia się jednak pytanie o celowość ich wprowadzenia. Bez tych postanowień pracownik, który uzyskał zgodę w trybie zarządzenia na pracę w godzinach nadliczbowych i tak miałby prawo do wskazanych metod rekompensacyjnych za każdą nadgodzinę.