Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia w ujęciu kompleksowym

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 § 1 K.p.). Termin ten, podobnie jak miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, powinny być przedmiotem postanowień regulaminu pracy, chyba że pracownicy są objęci układem zbiorowym pracy, który reguluje to zagadnienie (art. 104 § 2 K.p. i art. 104¹ § 1 pkt 5 K.p.). Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - zatrudnia mniej niż 20 pracowników - informuje pracownika o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia w informacji o warunkach zatrudnienia, którą na mocy art. 29 § 3 K.p. powinien wręczyć pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

W kwestii terminu wypłaty wynagrodzenia ustawodawca pozostawił pracodawcy pewien margines swobody. W przypadku gdy wynagrodzenie jest płatne raz w miesiącu, wypłaca się je z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym (art. 85 § 2 i 3 K.p.).
 

W myśl regulacji regulaminu pracy, wypłaty wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc dokonuje się 10 dnia miesiąca następującego. W styczniu 2010 r. dzień ten wypada w niedzielę. Natomiast sobota jest w zakładzie pracy dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W świetle powyższego, wynagrodzenie za grudzień 2009 r. zostanie wypłacone w piątek 8 stycznia 2010 r.

Przywołany na wstępie przepis nie wyklucza wprowadzenia postanowienia o wypłacie wynagrodzenia z góry. Powyższe potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 sierpnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 191/99, OSNP 2000/22/814), w uzasadnieniu którego czytamy między innymi, że art. 85 § 2 K.p. jest normą, która wyznacza minimalny zakres ochrony interesów pracownika jako zwykle słabszej strony stosunku pracy. Zastosowanie takiej normy może być uchylone lub ograniczone przez strony stosunku prawnego wówczas, gdy podjęte postanowienia są korzystniejsze dla strony objętej ochroną normatywną. Żaden przepis prawa ani charakter (natura) stosunku pracy lub zasady współżycia społecznego, nie stoją na przeszkodzie, aby strony umowy o pracę uzgodniły wcześniejszy, niż wynikający z art. 85 § 2 K.p., termin płatności wynagrodzenia za pracę. W konsekwencji Sąd Najwyższy orzekł, że: "Strony mogą w umowie o pracę określić, że wynagrodzenie za pracę płatne miesięcznie wypłaca się z góry."

Wypłaty wynagrodzenia należy dokonywać w formie pieniężnej. Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.

Co do zasady, wypłaty wynagrodzenia należy dokonywać w formie gotówkowej, do rąk pracownika. Czynności dokonuje się zwykle w kasie przedsiębiorstwa, w określonym dniu i o określonej porze. W praktyce jednak ta forma wypłaty wynagrodzenia występuje incydentalnie. Obecnie wypłaty dokonuje się najczęściej przelewem na rachunek wskazany przez pracownika. Ustawodawca w art. 86 § 3 K.p. dopuszcza wykonanie obowiązku wypłaty wynagrodzenia w ten sposób w dwóch sytuacjach, wówczas gdy pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie, a także gdy tak stanowi obowiązujący w zakładzie układ zbiorowy pracy (w tym przypadku zgoda pracownika nie jest wymagana).
 

Pracodawca w regulaminie pracy zawarł postanowienie, iż wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana przelewem na rachunek bankowy pracownika. Pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy.

Postanowienie regulaminu w sprawie formy wypłaty wynagrodzenia za pracę jest nieważne (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 września 2003 r., sygn. akt I PK 324/02, OSNP 2004/18/313). Pracownicy skutecznie mogą domagać się wypłaty wynagrodzenia w gotówce. Mogą także złożyć pisemne upoważnienie w sprawie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy.
 

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy, który nie reguluje spraw związanych z formą wypłaty wynagrodzenia, na mocy upoważnienia pracownika przekazuje jego wynagrodzenie na wskazany rachunek bankowy. Pracownik złożył oświadczenie odwołujące wcześniejszą dyspozycję wypłaty przelewem na rachunek w banku. W świetle powyższego pracodawca jest obowiązany do dokonywania wypłaty temu pracownikowi w formie gotówkowej.

Rodzaj działań podjętych przez pracodawcę w celu wprowadzenia zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia zależy od tego, gdzie termin ten został określony. Jeśli postanowienie w tej sprawie zawierają przepisy prawa wewnątrzzakładowego, takie jak układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy, wówczas zmianę terminu wypłaty należy wprowadzić do tego aktu. Pracodawca powinien przy tym w pierwszej kolejności uzgodnić nowy termin wypłaty wynagrodzenia z zakładową organizacją związkową (w przypadku, gdy objęty jest regulaminem pracy - o ile taka organizacja w zakładzie występuje). Tak stanowi art. 104² § 1 K.p. oraz art. 241⁹ § 1 K.p. Jeśli zaniedba tego obowiązku, zmiana będzie nieważna (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599).

Zmiany do układu zbiorowego pracy wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych. Przy czym do protokołów dodatkowych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu. Tak więc pracodawca nie może samodzielnie zmienić terminu wypłaty wynagrodzeń w układzie zbiorowym pracy. Wymaga to podjęcia i przeprowadzenia rokowań ze związkami. Protokół dodatkowy musi zostać wpisany do rejestru układów. Zmiana wchodzi w życie w terminie ustalonym w protokole, nie wcześniej jednak niż z dniem jego zarejestrowania (art. 241¹² § 1 K.p. oraz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29 listopada 2000 r., sygn. akt I PKN 111/00, OSNP 2002/13/307).

W przypadku wprowadzania zmiany do regulaminu pracy występują sytuacje, w których pracodawca jest uprawniony do samodzielnej zmiany postanowienia w sprawie terminu wypłaty wynagrodzenia, a mianowicie gdy:

• nie występują u niego związki zawodowe,

• organizacja związkowa nie wypowiedziała się w sprawie jego propozycji (taka sytuacja jest traktowana jako uzgodnienie stanowisk),

• nie uzgodniono treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie (art. 104² § 2 K.p.).

Powyższe wynika również z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).

Postanowienie w sprawie nowego terminu wypłaty wynagrodzenia umieszczone w regulaminie pracy należy podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Przykładowo może to nastąpić poprzez przekazanie tekstu zmiany na piśmie wszystkim pracownikom, wywieszenie informacji o zmianie na tablicy ogłoszeń albo przekazanie pracownikom w formie elektronicznej intranetem. Zmiana wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia poinformowania pracowników.
 

Pracodawca objęty regulaminem pracy, u którego nie działają związki zawodowe, w dniu 14 grudnia 2009 r. zmienił postanowienie regulaminu pracy w sprawie terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę. Wcześniejszy zapis określał, że wynagrodzenie jest płatne za dany miesiąc w ostatnim kalendarzowym dniu tego miesiąca. Po zmianie wypłata ma być dokonywana 10 dnia następnego miesiąca. Informację tę pracodawca przekazał jedynie do działu księgowości.

W wyniku powyższego służby kadrowe przygotowują wypłatę wynagrodzenia za grudzień 2009 r. na dzień 8 stycznia 2010 r. (9 i 10 są dniami wolnymi). Działanie to jest nieprawidłowe, gdyż nowe postanowienie regulaminowe z przyczyn formalnych (uchybienie obowiązku poinformowania wszystkich pracowników) nie weszło w życie. Pracownicy będą mieli prawo domagać się odsetek za zwłokę.

W sytuacji gdy termin wypłaty wynagrodzenia został określony w umowie o pracę, jego przesunięcie wymaga zmiany umowy. Ta sytuacja występuje coraz rzadziej, bowiem pracodawcy nieposiadający aktów prawa wewnętrznego określają termin wypłaty wynagrodzenia we wspomnianej na wstępie informacji dodatkowej, co jest zgodne z przepisami prawa w tym zakresie.
 

Niektórzy pracodawcy umieszczają jednak postanowienie w sprawie terminu wypłaty wynagrodzenia w umowie o pracę. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, każda ewentualna zamiana musi być wprowadzana do umowy. Zmiany do umowy o pracę można wprowadzić za porozumieniem stron (w formie aneksów) lub wypowiedzeń zmieniających. Drugi z wymienionych sposobów znajduje zastosowanie wówczas, gdy pracownicy nie wyrażają zgody na modyfikację umów (art. 42 K.p.).
 

Pracodawca zatrudniający 17 pracowników zmienił dla części z nich system wynagradzania z godzinowego na godzinowo/prowizyjny. Po zmianie okazało się, że właściwe określenie wysokości wynagrodzenia w tych przypadkach w dotychczasowym terminie wypłat (za dany miesiąc - w 28 dniu tego miesiąca) jest niemożliwe. Dlatego postanowił przesunąć termin wypłaty na 6 dzień miesiąca następującego. Termin ten jest uregulowany w umowach o pracę wymienionych pracowników.

W celu wprowadzenia zamiany pracodawca przeprowadził z każdym z pracowników rozmowę w tej sprawie i wobec braku sprzeciwu sporządził aneksy do umów o następującej treści: "Strony zgodnie postanawiają, że od miesiąca stycznia 2010 r. wynagrodzenie za dany miesiąc będzie wypłacane w 6 dniu następnego miesiąca, a jeżeli ten dzień będzie dniem wolnym od pracy, w dniu poprzedzającym."

Taki sam obowiązek spoczywa na pracodawcy, który wpisał termin wypłaty wynagrodzeń w treści umów o pracę, mimo że jest on również uregulowany w aktach wewnątrzzakładowych, w których zmiana została już dokonana (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 25 marca 1977 r., sygn. akt I PRN 5/77, OSP 1978/12/218 oraz z dnia 17 listopada 1978 r., sygn. akt I PRN 114/78, OSNC 1979/6/130).

W przypadku gdy pracownicy nie zgadzają się na zmianę umów w omawianej kwestii w drodze aneksów do umowy, pracodawca może wdrożyć tę zmianę jedynie za wypowiedzeniem zmieniającym. Musi przy tym pamiętać, że wypowiedzenie warunków umowy o pracę powinno zawierać przyczynę wypowiedzenia, o ile jest to umowa na czas nieokreślony, warunki zatrudnienia po zmianie oraz tryb odwoławczy.

W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W przeciwnym przypadku pracownik może złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków do końca okresu wypowiedzenia.

Przykładowy wzór wypowiedzenia zmieniającego prezentujemy poniżej.
 

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia może spowodować, że w miesiącu, w którym będzie obowiązywał nowy termin pracownicy nie uzyskają żadnego przychodu. Przykładowo, jeśli pracownicy wcześniej otrzymywali wynagrodzenie za dany miesiąc w tym samym miesiącu, a od 1 stycznia 2010 r. wynagrodzenia wypłacane są im w miesiącu następnym, to w styczniu nie otrzymają żadnych wypłat (wynagrodzenia za grudzień 2009 r. otrzymali w grudniu ubiegłego roku, a za styczeń 2010 r. otrzymają w lutym bieżącego roku).

Pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika. Jeśli w danym miesiącu pracownicy nie uzyskują żadnego przychodu podlegającego oskładkowaniu, to pracodawca za ten miesiąc składa za pracowników zerowe raporty ZUS RCA, dołączając je do zerowej deklaracji ZUS DRA. W dokumentach rozliczeniowych pracodawca uwzględnia należne składki ZUS od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy, oskładkowanych wypłat. Tak wynika z § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek... (Dz. U. nr 78, poz. 465 ze zm.).
 

Pracodawca od 1 stycznia 2010 r. zmienił termin wypłat wynagrodzeń z ostatniego roboczego dnia miesiąca na 5 dzień następnego miesiąca. Wynagrodzenia za styczeń 2010 r. pracownicy otrzymają 5 lutego 2010 r. W styczniu nie otrzymają żadnych wypłat (wynagrodzenie za grudzień 2009 r. zostało wypłacone w grudniu). W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za styczeń 2010 r. pracodawca wykaże pracowników w raportach ZUS RCA z zerowymi podstawami wymiaru składek i składkami. Zerowe raporty dołączy do zerowej deklaracji rozliczeniowej. Od wypłat dokonanych w lutym 2010 r. (należnych za styczeń 2010 r.) pracodawca rozliczy składki ZUS, wykazując je w dokumentach sporządzanych za luty 2010 r.

Pracodawca, zgodnie z art. 31 ustawy o pdof jest obowiązany jako płatnik obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od niego przychody ze stosunku pracy. Zaliczki w pierwszym przedziale skali podatkowej wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu. Za dochód uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 ustawy o pdof oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez pracodawcę, po odliczeniu kosztów uzyskania przychodów oraz potrąconych przez pracodawcę ze środków pracownika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne.

Następnie - przy założeniu, że pracownik złożył pracodawcy PIT-2 uprawniający pracodawcę do stosowania ulgi - wyliczoną zaliczkę zmniejsza się za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. Dalej zaliczkę zmniejsza się o kwotę pobranej składki zdrowotnej, z tym że w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru tej składki. Jeśli pracownik w danym miesiącu nie uzyska wynagrodzenia (przychodu) w związku ze zmianą terminu wypłaty, to w ciągu roku podatkowego przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy pracodawca nie odliczy od przychodów pracownika kosztów za ten miesiąc. Przy obliczaniu podatku za cały rok podatkowy pracodawca powinien uwzględnić przysługujące pracownikowi koszty uzyskania również za ten miesiąc. Koszty uzyskania związane są bezpośrednio ze świadczeniem pracy przez pracownika, wynikającym z umowy. Jeśli zatem pracownik zgodnie z umową świadczył pracę na rzecz pracodawcy, a nie otrzymał wynagrodzenia, to za ten miesiąc przysługują mu koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości. Przy obliczaniu podatku za cały rok podatkowy pracodawca powinien uwzględnić też kwotę zmniejszającą podatek w pełnej wysokości.

Zwracamy uwagę! W przypadku gdy pracodawca nie dokonuje rocznego obliczenia podatku, to w informacji rocznej (przekazywanej pracownikowi do końca lutego) powinien wpisać faktycznie odliczone koszty uzyskania oraz kwotę zmniejszającą podatek. Natomiast pracownik w zeznaniu rocznym uwzględni koszty i kwotę zmniejszającą podatek w pełnej wysokości.

Gdyby pracodawca w miesiącu, od którego nastąpiła zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń wypłacił pracownikom zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia, to od kwoty zaliczki - w miesiącu, w którym została ona wypłacona lub postawiona do dyspozycji pracownika - pracodawca obowiązany byłby obliczyć składki ZUS i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia jest bowiem przychodem ze stosunku pracy.

Zmiana terminu wypłat wynagrodzeń nie ma wpływu na zasady obliczania podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Podstawę tę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (odpowiednio za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia) - art. 36 ust. 1 i 2 ustawy zasiłkowej.
 

W razie zmiany terminu wypłaty wynagrodzeń, w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych należy uwzględnić wynagrodzenia wypłacone za miesiące poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, przypisując je do konkretnych miesięcy, za które były należne.
 

Pracownik zatrudniony od 1 września 2009 r. nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego za 10 dni stycznia 2010 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od września do grudnia 2009 r. Pracodawca wypłacał wynagrodzenia w ostatnim dniu roboczym miesiąca. Od listopada 2009 r. zmienił termin wypłat wynagrodzeń do 10 dnia następnego miesiąca. W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego za styczeń 2010 r. należy uwzględnić odpowiednio wynagrodzenie:

• za wrzesień 2009 r. wypłacone 30 września 2009 r.,

• za październik 2009 r. wypłacone 30 października 2009 r.,

• za listopad 2009 r. wypłacone 10 grudnia 2009 r.,

• za grudzień 2009 r. wypłacone 8 stycznia 2010 r.