Ustalanie wynagrodzenia za część miesiąca w różnych systemach płacowych

Wynagrodzenie za pracę jest na ogół wypłacane za okresy miesięczne i przysługuje w pełnej wysokości za przepracowanie w danym miesiącu obowiązującego wymiaru czasu pracy. W wielu przypadkach związanych z chorobą, inną nieobecnością w pracy czy nawiązaniem lub ustaniem zatrudnienia w trakcie miesiąca, pracownik nie przepracuje jednak całego miesiąca. W takich sytuacjach wynagrodzenie jest ustalane według określonej metodyki, różniącej się w zależności od zastosowanego systemu płacowego.

Przeliczenia przy stałej stawce

Wynagrodzenie pracownika może być ustalane za dany okres (w zdecydowanej większości przypadków za okres miesiąca) lub w zależności od uzyskiwanych przez pracownika wyników pracy. Pierwszy sposób wynagradzania pracownika można określić jako czasowy system płacowy, do którego zalicza się wynagrodzenie w stałej kwocie miesięcznej lub w stawce godzinowej. Natomiast do systemu wynikowego można przyporządkować akordowy i prowizyjny sposób wynagradzania.

Wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej generalnie przysługuje w tej samej kwocie za każdy miesiąc, niezależnie od liczby godzin pracy ustalonej w grafiku. Podlega ono jednak obniżeniu w razie wystąpienia określonych okoliczności, w tym absencji chorobowej i tzw. zasiłkowej oraz nieobecności w pracy innych niż choroba, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Podstawowymi regulacjami, które określają sposób wyliczenia wynagrodzenia za część miesiąca w takich sytuacjach, są § 11 lub § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), zwanego rozporządzeniem wynagrodzeniowym.

Pierwszy ze wskazanych paragrafów dotyczy nieobecności chorobowych i tzw. zasiłkowych, drugi zaś innych absencji, za które nie przysługuje wynagrodzenie oraz przypadków nawiązania i ustania zatrudnienia w trakcie miesiąca. Zgodnie z § 11 rozporządzenia wynagrodzeniowego w sytuacji, gdy pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby, za którą otrzymał wynagrodzenie chorobowe określone w art. 92 K.p. (lub zasiłek chorobowy, macierzyński bądź opiekuńczy), wynagrodzenie za pracę przez część miesiąca oblicza się:

dzieląc pełne wynagrodzenie miesięczne przez 30,
mnożąc tak otrzymaną kwotę przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim,
odejmując tak obliczone wynagrodzenie od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Paragraf 12 rozporządzenia wynagrodzeniowego dotyczy natomiast sytuacji, gdy pracownik przez część miesiąca był nieobecny w pracy z powodów innych niż choroba (lub nieobecność zasiłkowa) i za czas tej absencji nie zachował prawa do wynagrodzenia. Regulację tę stosuje się również przy wyliczaniu wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej w przypadku, gdy pracownik podjął lub zakończył zatrudnienie w trakcie miesiąca (przykład 1). Przewiduje ona, że w ww. przypadkach wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej za przepracowaną część miesiąca oblicza się:

dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu (tzw. nominalny wymiar czasu pracy),
mnożąc otrzymaną kwotę przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż choroba,
odejmując obliczoną kwotę od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Na gruncie praktycznego stosowania przywołanych regulacji pojawiało się wiele pytań i wątpliwości. Dotyczyły one sytuacji nieuregulowanych wprost w przywołanych przepisach. W takich sprawach stanowiska zajmowały urzędy.

Wątpliwości przy absencji chorobowej

Przepis § 11 rozporządzenia wynagrodzeniowego powinien być, zgodnie z jego literalnym brzmieniem, stosowany w sytuacji, gdy z powodu absencji chorobowej pracownik przepracował tylko część miesiąca. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, gdy pracownik przez część miesiąca wypracował cały obowiązujący go wymiar czasu pracy. W takim przypadku stosowanie § 11 rozporządzenia wydawało się wątpliwe. W tej nieuregulowanej jednoznacznie kwestii wypowiedziało się Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 12 grudnia 2013 r. Resort pracy uznał w nim, że w razie wypracowania przez pracownika pełnego nominalnego wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym miesiącu przysługuje mu pełne wynagrodzenie za ten miesiąc, niezależnie od absencji przez część miesiąca (patrz ramka - pkt 1).

Drugą trudną do oceny sytuacją był przypadek, gdy zwolnienie lekarskie przypadało na wszystkie dni dla pracownika robocze, z wykluczeniem tzw. wolnych weekendów. Tutaj rozstrzygnięcie resortowe było odwrotne, tj. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 12 sierpnia 2015 r. będącym odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa uznało, że pracownik nie zachowuje wówczas prawa do wynagrodzenia, nie przepracował bowiem w danym miesiącu ani jednego dnia roboczego (patrz ramka - pkt 2).

1. Wypracowanie pełnego nominału a absencja

"(...) Jak wynika z tego przepisu (§ 11 rozporządzenia wynagrodzeniowego - przyp. red.), dotyczy on sytuacji, gdy pracownik przepracował tylko część miesiąca z powodu nieobecności w pracy spowodowanej zwolnieniem lekarskim. (...) zwrot »przepracowana część miesiąca« należy utożsamiać z sytuacją, w której pracownik przepracował tylko część obowiązującego go wymiaru czasu pracy w danym miesiącu z powodu korzystania ze zwolnienia lekarskiego. (...) powołany wyżej przepis § 11 ust. 1 rozporządzenia nie obejmuje zatem sytuacji, gdy pracownik wprawdzie był nieobecny w pracy z powodu choroby przez część miesiąca, ale mimo to przepracował w tym miesiącu pełny wymiar czasu pracy (...). W tej sytuacji pracownikowi przysługuje, zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy, wynagrodzenie za cały miesięczny wymiar czasu pracy (...)".

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 12 grudnia 2013 r.

2. Zwolnienie na wszystkie dni robocze

"(...) Jak wynika z tego przepisu (§ 11 ust. 1 rozporządzenia wynagrodzeniowego - przyp. red.), dotyczy on sytuacji, gdy pracownik przepracował część miesiąca z powodu nieobecności w pracy spowodowanej zwolnieniem lekarskim. (...) powołany wyżej przepis § 11 ust. 1 rozporządzenia (oraz stosowany odpowiednio przepis § 11 ust. 2 tego rozporządzenia) nie dotyczy zatem sytuacji, gdy pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby, która objęła jego rozkładowe dni pracy i nie pracował w danym miesiącu.

Należy zaznaczyć, iż na podstawie art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas jej niewykonywania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Zasadą jest zatem, że pracownik, który nie świadczy pracy, nie nabywa prawa do wynagrodzenia. (...)".

Odpowiedź Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 sierpnia 2015 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa

3. Wynagrodzenie przy niepłatnej chorobie

"(...) pracownikowi, który przez część miesiąca nie świadczył pracy z powodu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą i za ten okres nie nabył prawa do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego, przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonywaną w pozostałe dni tego miesiąca.

W takiej sytuacji nie ma podstaw prawnych do stosowania przepisu § 11 rozporządzenia (wynagrodzeniowego - przyp. red.) (...). Obliczając natomiast wynagrodzenie pracownika, należy, zdaniem Ministerstwa, kwotę miesięcznego wynagrodzenia pracownika określonego stawką miesięczną w stałej wysokości podzielić przez odpowiadającą wynagrodzeniu miesięcznemu liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu (tj. nominalny czas pracy) i ustalone w ten sposób wynagrodzenie za 1 godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika. (...)".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 lipca 2017 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa

Należy też nadmienić o wątpliwości dotyczącej metody ustalania wynagrodzenia za część miesiąca, w przypadku wystąpienia w tym miesiącu nieobecności chorobowej, ale bez prawa do wynagrodzenia. Chodzi tu o sytuację, gdy pracownik nie legitymuje się 30-dniowym okresem ubezpieczenia, co powoduje, że nie zachowuje prawa do wynagrodzenia i zasiłku chorobowego w okresie wyczekiwania. Nieobecność ta, choć spowodowana chorobą, ma wówczas charakter niepłatny. W takiej sytuacji nie ma podstaw do zastosowania § 11 lub § 12 rozporządzenia wynagrodzeniowego, co potwierdziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi z dnia 19 lipca 2017 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa (patrz ramka - pkt 3). Wynagrodzenie za część miesiąca należy wówczas obliczyć przy pomocy stawki godzinowej ustalonej w oparciu o nominalny wymiar czasu pracy (przykład 2).

Stawka godzinowa lub akord

Omówione regulacje § 11 i § 12 rozporządzenia wynagrodzeniowego dotyczą obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, o ile jest ono ustalone w stałej stawce miesięcznej. Nie odnoszą się natomiast do wyliczania wynagrodzenia określonego w stawce godzinowej czy akordowej (bądź jako prowizja). W przypadku stosowania takich sposobów wynagradzania pracodawca - w razie wykonywania pracy lub zatrudnienia pracownika przez część miesiąca - nie musi dokonywać dodatkowych przeliczeń. Wynagrodzenie za część miesiąca odpowiada wówczas liczbie przepracowanych godzin (przy stawce godzinowej), należnej prowizji albo faktycznie wykonanej w danym miesiącu pracy (przy akordzie).

Przykład 1

Pracownik był zatrudniony w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 24 listopada 2023 r. Wykonywał pracę w podstawowych normach czasu pracy (od poniedziałku do piątku po 8 godzin) na pełny etat. Dniami wolnymi od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy są w zakładzie soboty. Wynagrodzenie pracownika było ustalone w stałej stawce miesięcznej 5.400 zł. W dniach od 6 do 15 listopada br. pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby (w tym czasie udzielono dnia wolnego za święto 11 listopada br.), a od 16 do 24 listopada br. był nieobecny bez usprawiedliwienia (NN). W dniu 24 listopada br. umowę o pracę rozwiązano dyscyplinarnie. Wynagrodzenie za listopad 2023 r. wyniosło 630 zł, zgodnie z wyliczeniem:

1)	Kwota zmniejszająca stałe wynagrodzenie za okres nieprzepracowany z tytułu nieobecności nieusprawiedliwionej i zakończenia pracy w trakcie miesiąca kalendarzowego:
	-	5.400 zł : 160 godz. (nominalny wymiar czasu pracy w listopadzie 2023 r.) = 33,75 zł,
	-	33,75 zł × (11 dni × 8 godz.) = 2.970 zł,
2)	Kwota zmniejszająca stałe wynagrodzenie za okres nieprzepracowany z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą:
	-	5.400 zł : 30 = 180 zł,
	-	180 zł × 10 dni = 1.800 zł,
3)	Wynagrodzenie pracownika za listopad 2023 r. po dokonaniu zmniejszeń:
	5.400 zł - (2.970 zł + 1.800 zł) = 630 zł.

Przykład 2

Pracownik został zatrudniony od 1 listopada 2023 r. na pełny etat. Świadczy on pracę w tzw. systemie podstawowym od poniedziałku do piątku po 8 godzin. Okres od 1 do 19 listopada br. w pełni przepracował. Natomiast w okresie od 20 do 30 listopada br. jest nieobecny w pracy z powodu choroby (w tym okresie w firmie udzielono dnia wolnego za 11 listopada br.). Przysługuje mu wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej w wysokości 4.650 zł. Pracownik nie miał 30-dniowego okresu ubezpieczenia, w związku z czym pozostawał w tzw. okresie wyczekiwania. Z tego względu za okres choroby nie nabył prawa do wynagrodzenia chorobowego ani do zasiłku. Nie było więc możliwe zastosowanie § 11 rozporządzenia wynagrodzeniowego do obliczenia jego wynagrodzenia za pracę.

Wynagrodzenie za pracę za listopad br. należało obliczyć na podstawie stawki godzinowej wynikającej ze stałego miesięcznego wynagrodzenia: