Obliczanie odprawy i ekwiwalentu za urlop po wydłużeniu okresu przyjmowanego do podstawy urlopowej

W związku z okresowymi wahaniami wynagrodzenia prowizyjnego firma wydłużyła do 9 miesięcy okres, z którego przyjmowany jest ten składnik do wynagrodzenia urlopowego. Jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy oraz odprawy pieniężne?

Sposób obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenie urlopowe. Stosownie do § 14 tego aktu prawnego, ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w dalszych przepisach, tj. § 15-19 tego aktu.

Powołane przepisy jednoznacznie regulują zasady przyjmowania poszczególnych grup składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru ekwiwalentu. Aby wskazać różnice, zestawiamy je w tabeli na następnej stronie z zasadami obowiązującymi podczas ustalania podstawy urlopowej.

Lp.	Rodzaj składników	Przyjmowanie do podstawy		Uwagi
Lp.	Rodzaj składników	wynagrodzenia za urlop	ekwiwalentu	Uwagi
1.	określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy)	_______	uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu	te składniki przyjmuje się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu, wypłacając bez wyodrębniania części za pracę i urlop (nie oblicza się z nich podstawy urlopowej)
2.	za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem wymienionych w wierszu 1 (np. wynagrodzenie w stawce godzinowej, akordowe, prowizyjne, dodatki za pracę w nocy, za nadgodziny dobowe, także średniotygodniowe, o ile okres rozliczeniowy nie przekracza miesiąca)	uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadkach znacznego wahania ich wysokości w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (okres ten wydłuża się na mocy postanowień aktów prawa wewnętrznego lub umownych)	wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu
3.	za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. premia kwartalna, dodatki za nadgodziny średniotygodniowe w okresie rozliczeniowym przekraczającym miesiąc)	_______	wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu	w przypadku wynagrodzenia za urlop te składniki wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty, traktując okres urlopu na równi z okresem wykonywania pracy

Stosownie do obowiązujących zasad, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ustala się tylko z jednego z trzech wyodrębnionych typów wynagrodzenia, tzw. zmiennego za okres do miesiąca. Tak wynika z § 8 ust. 3 rozporządzenia urlopowego. Pozostałe dwa (stałe miesięczne oraz - bez względu na charakter - za okresy dłuższe niż miesiąc) wypłaca się w taki sposób, aby zachować dyspozycję art. 172 K.p. (za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował).

W podstawie ekwiwalentowej uwzględnia się natomiast wszystkie trzy typy. Przy czym nie przewidziano tu możliwości wydłużania okresu przyjmowanego. Sąd Apelacyjny w Łodzi w uzasadnieniu wyroku z 16 lipca 2013 r. (sygn. akt III APa 23/12) wyjaśnił, że: "(...) Prawodawca w rozporządzeniu zróżnicował sposób ustalania wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu za urlop przy składnikach wynagrodzenia przysługujących pracownikowi za okresy nie dłuższe, niż jeden miesiąc. Przepis § 8 ust. 1 (dla wynagrodzenia urlopowego) odpowiada wprawdzie treści § 16 ust. 1 rozporządzenia (dla ekwiwalentu), ale jedynie w przypadku § 8 w ust. 2 wprowadzono zapis, że w razie znacznych wahań wynagrodzeń można okres ustalania składników wydłużyć do 12 miesięcy. Możliwości takiej nie przewiduje § 16 rozporządzenia odnoszący się do ustalania ekwiwalentu, choć rozporządzenie nowelizowano wielokrotnie. Tylko wówczas, gdy pracownikowi przysługiwały składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe, niż jeden miesiąc, które zostały wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, składniki te uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. W praktyce przepis ten ma zastosowanie głównie do premii otrzymywanych za okresy roczne, półroczne czy kwartalne. Normy o charakterze sui genesis płacowym wymagają interpretacji ścisłej. (...)".

Zwracamy uwagę! Obowiązująca w prawie pracy tzw. zasada korzystności względem pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 1 K.p.) zdaniem części autorów pozwala na wprowadzenie do aktów prawa wewnętrznego przepisu o uwzględnianiu w podstawie ekwiwalentowej wynagrodzenia z dłuższego okresu. Jeśli jednak powodowałoby to jej obniżenie, co w niektórych częściach roku z pewnością miałoby miejsce skoro składnik znacznie się waha, byłoby nieobowiązujące. Postanowienia przepisów wewnętrznych nie mogą być mniej korzystne niż normy kodeksowe albo innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 K.p.).

Przychodząc do sposobu obliczania odprawy, w tym np. w związku z wygaśnięciem mandatu, przejściem na emeryturę lub rentę, pośmiertnej czy tzw. ekonomicznej, to do ich obliczenia stosuje się zasady ekwiwalentowe. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 6-8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927) i art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2018 r. poz. 1969), dalej ustawy o zwolnieniach grupowych.

Przykład

Pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną (3.000 zł) i prowizją został zwolniony z pracy z dniem 8 grudnia 2018 r. z przyczyn pracodawcy objętego ustawą o zwolnieniach grupowych. Zgodnie z postanowieniem regulaminowym, prowizja jest uwzględniana w podstawie urlopowej z 9 poprzednich miesięcy. Pomimo to, ustalając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy oraz odprawę ekonomiczną, pracodawca uwzględnił w podstawie tych należności prowizję wypłaconą w trzech poprzednich miesiącach (było to łącznie 7.287 zł), wypłacając:

za każdą godzinę niewykorzystanego urlopu 32,58 zł, co wynika z wyliczenia: 7.287 zł : 3 m-ce = 2.429 zł; 3.000 zł + 2.429 zł = 5.429 zł; 5.429 zł : 20,83 (współczynnik urlopowy) = 260,63 zł; 260,63 zł : 8 godz. = 32,58 zł oraz
odprawę jako równowartość albo wielokrotność (w zależności od stażu zakładowego) kwoty 5.429 zł.